Skip Ribbon Commands
Skip to main content

  • Error loading navigation: The Managed Navigation term set is improperly attached to the site.

Skip Navigation LinksLoesung-Vertragsmanagement

Contact person
Contact Richard Schöppel
Richard Schöppel
Beratung
Phone: 07131 7240-565

​Vertragsmanagement mit SharePoint

Das Thema Vertragsmanagement, also die Verwaltung von bestehenden und zukünftigen Verträgen (z.B. Leasingverträge, Kaufverträge, Mietverträge etc.), wird häufig noch mit Hilfe von Tools wie Microsoft Excel und des klassischen Filesystems, oder sogar noch in klassischer Papierform umgesetzt.

Eine effiziente Suche sowie ein komfortables Verwalten der Dokumente gestaltet sich auf einem solchen Weg allerdings oft sehr schwierig. Unsere clevere SharePoint Vertragsmanagement Lösung hilft Ihnen bei diesen Problemen.

 

Details

Die Verwaltung von Vertragsdokumenten in SharePoint ermöglicht ein besseres und schnelleres Auffinden durch eine (oder evtl. auch mehrere) zentrale Dokumentenablagen sowie dazu definierbare Metadaten. Die Verträge können berechtigungsspezifisch angezeigt werden, so dass eine klare Trennung von Dokumenten nach Zuständigkeitsbereichen erfolgen kann.

Vertragsmanagement.png

Da in der Praxis sowohl Verträge in elektronischer Form (z.B. PDF-Dateien) sowie in Papierform (Ordner-Ablage in einem / mehreren Archiven) verwaltet werden müssen, können hierzu "Pseudo-Datensätze" mit einem Verweis auf den physikalischen Ablageort (z.B. Raum / Regal / Ordner-Nr.) in Form von Metadaten erfasst werden.

Weiterhin ist es oft gängig finale Vertragsdokumente (nach dem alle relevanten Unterschriften enthalten sind) einzuscannen und dieses Dokument als finales unveränderbares PDF zu archivieren. Für diesen Prozess können verschiedene "Eingangskörbe" (z.B. Dokumentenbibliotheken pro Abteilung / Bereich) genutzt werden, auf die der Scanner direkt zugreifen kann um die Dokumente dort abzulegen.

Selbstverständlich stehen dank SharePoint auch viele weitere hilfreiche Funktionen aus dem Bereich Dokumentenmanagement zur Verfügung, wie z.B. Versionierung und Check-In/Check-Out.

 Weitere kundenspezifische individuelle Anpassungen sind problemlos möglich. Sprechen Sie uns an.

Ihre Vorteile

  • Zentrales browserbasiertes Dokumenten Management System für Verträge

  • Vertrag, (mit zugehörigem Vertragstyp), relevante Daten und mitgeltende Unterlagen (Office, gescannt oder E-Mail etc.) werden strukturiert erfasst

  • Umfangreiche und flexible Suche durch Metadaten und Volltextsuchfunktion

  • individualisierbares ​Vertrags-Dashboard

  • Versionierung und revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlicher Vorschriften

  • Einfache und klare Trennung von Berechtigungen in Bezug auf Dokumente gemäß Nutzern und deren Zuständigkeitsbereichen

  • Bündelung von dazugehörigen Dokumenten

  • Abbildung von Vertragsabhängigkeiten und -beziehungen

  • Automatische Erinnerungen (z.B. zur Vertragslaufzeit / Kündigungsfrist) als Workflow --> Spart Kosten

  • Dokumenten-Management-Funktionen und regelbasierte Workflow-Prozesse unterstützen bei der Erstellung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe aller Vertragselemente

  • Minimierung der Vertragsbearbeitungszeit

  • individuell anpassbar