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René Quoos
Beratung
Phone: 07131 7240-565

Urlaubsplaner mit SharePoint

Der Urlaubsantrag bzw. die Urlaubsplanung ist ein typischer Prozess in jedem Unternehmen. Oft muss der Urlaub durch Ausfüllen eines Papier Formulars oder via eMail beantragt und vom Vorgesetzten genehmigt werden.

Ein typisches Intranet Szenario ist daher die Ablösung des Papier- durch ein elektronisches Urlaubsantragsformular in Kombination mit einem Urlaubskalender. Zum Formular gehört selbstverständlich auch ein Genehmigungsprozess, der mit Hilfe eines Workflows strukturiert und automatisiert werden kann. Dieser erleichtert nicht nur das Einreichen und Genehmigen von Urlaubsanträgen sondern er kann auch die Personalabteilung bei der effizienten Bearbeitung genehmigter Anträge unterstützen.

​Details

Ein browserbasiertes (InfoPath)-Formular dient zur einfachen und schnellen Erfassung des Urlaubsantrags, und ein Nintex Workflow automatisiert den Genehmigungsprozess. Die Daten selbst werden in einem Urlaubskalender übersichtlich dargestellt.

Das klingt zunächst recht einfach, ist aber bei genauerer Betrachtung nicht ganz trivial. Viele Faktoren, wie zum Beispiel Vermeidung von Fehleingaben, die Anzeige  des vorhandenen Resturlaubs, Urlaubsstornierung oder Vertretungsregelungen für die Genehmigung, müssen berücksichtigt werden. Die Anwendung kann, je nach Anforderungen, sehr komplex werden.


Ein Beispiel für ein Urlaubsantragsformular könnte wie folgt aussehen:

LeaveRequestFormOhneLogo.png 

Das Formular enthält für einen Urlaubsantrag typische Eingabefelder. Um Eingabefehler zu vermeiden, werden benutzerbezogene Informationen, wie die Personalnummer, automatisch aus dem Benutzerprofil abgerufen. Der Resturlaub wird in diesem Beispiel in einer separaten Datenquelle verwaltet und im Formular angezeigt. Der Vorgesetzte des Antragsstellers kann ebenfalls automatisch gezogen werden. Die Mitarbeiter müssen lediglich die Urlaubsart, den Zeitraum und eine Vertretung angeben. Das Absenden des Antrages startet ein Workflow, der den Genehmigungsprozess steuert und den Resturlaub aktualisiert.

Weitere kundenspezifische individuelle Anpassungen sind problemlos möglich. Sollten Sie Fragen dazu haben, oder eine Live-Demo des Systems wünschen können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren.

​Ihre Vorteile

  • 100% elektronischer Prozess

  • individualisierbares Formular

  • (mehr)-stufiger Genehmigungsworkflow

  • Übersichtliche Darstellung via Kalender

  • automatische Berechnungen von Resturlaub

  • Dashboard / Übersicht für Antragsteller, Abteilungsleiter und Geschäftsleitung mit verschiedenen Sichten

  • Möglichkeit von Schnittstellen zu Backend Systemen wie SAP HR