Newsletter Februar 2016

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit unserem heutigen Newsletter möchten wir Sie wieder über Neuigkeiten aus dem SharePoint Umfeld informieren. Weiterhin haben wir für Sie einige interessante Tipps rund um SharePoint zusammengestellt.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen rund um SharePoint auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team

 

Inhalt

S-PI News - SharePoint Server 2016 und Project Server 2016 Release Candidate verfügbar
S-PI Tipp/Tool - SharePoint User Verhalten messen - Wie erfolgreich ist mein SharePoint wirklich?
S-PI Tipp/Tool - Collabion Charts
S-PI Tipp/Tool - Schneller Suchen und Finden mit In-List-Search

SharePoint Server 2016 und Project Server 2016 Release Candidate verfügbar

Seit gestern stehen seitens Microsoft der SharePoint Server 2016 und Project Server 2016 Release Candidate zum Download und Test bereit.

Diese Versionen sind jetzt fast „feature complete“. Es ist die letzte Möglichkeit, die neuen Versionen, bevor Sie dann im Frühjahr final verfügbar sein werden, zu testen.

Laut Microsoft ist es der stabilste, skalierbarste, sicherste und schnellste SharePoint den es bisher gab. Da wir uns als Microsoft Gold Partner schon länger mit SharePoint 2016 beschäftigen, können wir aktuell zumindest das Thema bessere Skalierbarkeit und Performance bestätigen. Das Thema Sicherheit und vor allem Stabilität muss sich in der Praxis noch beweisen, aber wir gehen davon aus, dass Microsoft hier keinerlei Risiko eingeht.

Der Schwerpunkt in der neuen Version liegt nicht im Frontend sondern im Backend, gerade was Hybrid Szenarien und Skalierbarkeit angeht oder Themen wie Patches ohne Downtime.

Weitere Informationen zu SharePoint 2016 finden Sie auch in unserem Blogbeitrag zur Beta 2 vom November letzten Jahres:

http://sharepointportalsolutions.blogspot.de/2015/11/sharepoint-beta-2-kurz-zusammenfassung.html

Der offizielle Blog Beitrag von Microsoft dazu:

https://blogs.office.com/2016/01/20/sharepoint-server-2016-and-project-server-2016-release-candidate-available/


SharePoint User Verhalten messen - Wie erfolgreich ist mein SharePoint wirklich?

Eines der häufigsten Probleme bei SharePoint-Projekten ist das Nutzer-Engagement bzw. die Akzeptanz und Annahme des Systems.

Immer wieder hört man von Projekt-Teams Dinge wie: "Es wurde sehr viel Zeit und Geld in die neue SharePoint-Lösung investiert, aber kaum jemand nutzt es" oder Benutzer sagen uns „SharePoint ist toll", aber Sie benutzen nur einen winzigen Teil der Funktionen die zur Verfügung stehen.

Während die Formulierung "Stell es zur Verfügung und sie werden mit Ihren Wünschen kommen" nicht ganz falsch ist, trifft es im Falle von typischen SharePoint-Projekten leider doch meistens eher nicht zu. Eine hohe Akzeptanz zu schaffen ist schwer und erfordert ggfs. viel Arbeit über einen längeren Zeitraum.

Um mehr über die tatsächliche Akzeptanz zu erfahren, ist der erste Schritt diese zu analysieren – d.h. wissen, was die Nutzer benötigen und wollen. Erst wenn man hier mehr Informationen gesammelt hat, lässt sich das System wirklich bedarfsgerecht an die Benutzer und deren Anforderungen anpassen.

Die einfachste Form der Analyse ist in diesem Fall das Messen des Nutzerverhaltens, also z.B. welche Inhalte werden oft über die Suche gesucht, welche Seiten sind beliebt, welche Funktionen, wie lange werden diese genutzt und mit welchen Geräten. Wir stellen Ihnen hier vier verschiedene Möglichkeiten zur Messung des Nutzerverhaltens vor.


Variante 1
SharePoint 2013 Standard Funktionen zur Messung des Nutzerverhaltens

Das Messen / Protokollieren des Nutzerverhaltens in einem SharePoint Portal (z.B. in einem Intranet oder Extranet) kann für viele Szenarien hilfreich sein. Aber welche Möglichkeiten bietet SharePoint bereits out-of-the-box für diese Anforderung?

SharePoint-2013 bietet eine Mischung aus den sogenannten Verwendungsberichten und der Audit-Protokollierung. Beides ist dazu geeignet sich ein Bild des Nutzerverhaltens zu erstellen. Die Verwendungsberichte enthalten „Popularity Trends" für Inhalte innerhalb einer Websitesammlung (wie z.B. Websites, Listen und Bibliotheken und Elemente) und bietet verschiedene Ansichten der Daten. Die Popularity Berichte können z.B. auch Daten von Suchanfragen erfassen, was z.B. genutzt werden kann um Themen, die häufig gesucht werden, prominenter / besser darzustellen. SharePoint unterstützt aber unter dem Schlagwort der Audit Reports auch eine formellere Überwachung der Benutzer Aktivitäten. Aktionen, die überwacht werden können sind z. B.:

• Öffnen von Dokumenten
• Download von Dokumenten
• Check-in/out
• Listenelemente anzeigen
• Listenelementeigenschaften ändern

Die Daten aus diesen Prüfberichten umfassen sehr viel, wie z.B. wer hat wann welche Änderungen an Inhalten vorgenommen. Ebenso wer hat wann welche Inhalte aufgerufen oder gelöscht. Eine Exportfunktion ermöglicht das einfache Bereitstellen dieser Berichte in Form von Excel-Dateien.


Variante 2
Google Analytics

Google Analytics ist vor allem im amerikanischen Raum und für öffentliche Websites ein wichtiger Standard der Industrie zur Verfolgung von Benutzerdaten. Viele Unternehmen nutzen Google Analytics in Kombination mit den eingebauten Reporting-Funktionen von SharePoint, um deutlich ausführlichere Analysen zu generieren. Die ganze Funktionalität von Google Analytics kommt dabei lediglich durch ein kleines Code-Snippet, das recht einfach entweder dem gesamten Portal oder auch nur kleinen Teilbereichen hinzugefügt werden kann. Sobald das erledigt ist, kann über Google Analytics das gesamte Benutzerverhalten verfolgt und mit Hilfe von verschiedenster Berichte ausgewertet werden. Natürlich gibt es hier auch Nachteile. Einer dieser Nachteile ist es, dass Google Analytics nicht speziell für SharePoint entwickelt wurde und somit verschiedene Besonderheiten nicht erfassen kann (wie z.B. in den Audit Berichten). Weiterhin werden sämtliche generierte Daten automatisiert an Google weitergegeben, was speziell im europäischen Raum aus Datenschutz Sicht natürlich oft ein Problem ist.


Variante 3
Weitere Drittanbieter Software

Als Alternative zu Google Analytics existieren zahlreiche Third Party Komponenten zur Messung des Nutzerverhaltens. Dies schließt sowohl spezielle Lösungen für SharePoint wie z. B. „HarePoint" als auch allgemeinere Lösungen wie z.B. das Produkt „Smarterstats" ein.


Variante 4
Mit den Nutzern sprechen

Es klingt vielleicht einfach, aber leider ist dies ein Thema das oft übersehen bzw. ignoriert wird. Einfach mal mit den Benutzern sprechen und Sie bitten, Ihre Probleme / Sorgen und Anforderungen darzustellen. Das ganze kann auch gerne mit SharePoint Bordmitteln unterstützt werden, z.B. mit Hilfe von Diskussionsforen, Umfragen, Feedbackfunktionen auf den Seiten oder natürlich auch mit Hilfe von kleineren Workshops.

Zusammenfassend kann man sagen, die Optimierung oder gar Schaffung der Akzeptanz ist unter Umständen ein schwieriges, aber lösbares Problem. Zunächst steht immer eine entsprechende Analyse und Kommunikation mit den (zukünftigen) Benutzern. Aber es erfordert natürlich auch eine regelmäßige Kontrolle und ggfs. Anpassung des Systems um sicherzustellen, dass die Akzeptanz nicht im Laufe der Zeit wieder nachlässt.

Unsere Berater haben langjährige Erfahrung in diesem Punkt - Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne für ein erstes unverbindliches Gespräch an.


Collabion Charts

In der täglichen Praxis finden sich immer häufiger Kundenanforderungen die darauf abzielen, Daten möglichst einfach und schnell grafisch aufzubereiten. SharePoint bietet hier verschiedene Möglichkeiten an, allerdings basieren diese meist auf den Funktionalitäten der Enterprise Version.

Collabion Charts für SharePoint bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, um Dashboards und Diagramme in SharePoint zu erstellen. Die Software läuft unter SharePoint 2013, SharePoint 2010, MOSS und WSS 3.0 in sämtlichen Editionen. Sie benötigen hierfür keine SharePoint Enterprise Lizenzen.

In diesem Newsletter liefern wir Ihnen zunächst einige wichtige Stichwörter zu dem Produkt, in einem folgenden Newsletter stellen wir dann auch praktische Beispiele vor:

• Unterstützung aller SharePoint Versionen und Editionen
• Einfache Installation und intuitives Interface
• Umfangreiche Self-Service Funktionen
• Schnittstellen zu verschiedensten Datenquellen
• Filter-/Gruppier- und Drill-Down Funktionen
• Webpart Verbindungen
• Interaktive Dashboards
• Flexibles Layout & Design
• Umfangreiche Export-Funktionen


Collabion Charts

Sprechen Sie uns für eine unverbindliche und kostenfreie Live-Demo an.

Mehr zu Collabion Charts finden Sie auf unserer Homepage:
http://s-pi.de/SharePoint-Customizing/collabion-charts


Schneller Suchen und Finden mit In-List-Search

Das schnelle Auffinden von Dokumenten in SharePoint ist für eine positive Nutzererfahrung sehr wichtig. Auch abseits des Suchcenters gibt es Szenarien, in denen die Suche eine wichtige Rolle spielen kann. So ist dies z.B. das Suchen und Finden innerhalb einer Liste oder Bibliothek.


Wie funktioniert die In-List-Search?

Über die In-List-Search können Elemente schnell in sehr großen Listen und Dokumentenbibliotheken gesucht und gefunden werden, ohne dass erst ein Suchcenter aufgerufen werden muss. Die In-List-Search stellt eine kleine Suchbox zur Verfügung, die direkt oberhalb der Dokumentenbibliotheken und Listen angezeigt wird. Bei Ausführung der Suche über diese Box wird die Seite nicht verlassen und die Ergebnisse werden auf der gleichen Seite dargestellt. Hierbei wird die Suche auch auf die jeweilige Liste oder Dokumentenbibliothek begrenzt.

Aktivieren von Suchbox in den Webparteigenschaften

Die In-List-Search kann in Listen- und Dokumentenwebparts in den Eigenschaften mit einem Klick auf die Checkbox „Suchfeld anzeigen" aktiviert werden. Daraufhin wird dann die Suchbox am oberen Ende der Liste oder der Bibliothek angezeigt. Dies kann z. B. für die Nutzung einer SharePoint Telefonliste von großem Vorteil sein, wenn innerhalb der Liste schnell ein bestimmter Eintrag gefunden werden soll.


Schneller Suchen und Finden mit In-List_Search

Abbildung 1: Dokumentenbibliothek mit Suchbox


Um die Suchbox für den Webpart einer Liste oder einer Bibliothek zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus der Seite, auf der sich der Webpart für die Liste oder die Bibliothek befindet.

  2. Öffnen Sie die Eigenschaften des Webparts.

  3. Rufen Sie die Kategorie „Verschiedene" in den Eigenschaften des Webparts auf.

  4. Kreuzen Sie die Checkbox „Suchfeld anzeigen" an.

  5. Bestätigen und Speichern Sie Ihre Änderungen.


Suchfeld in Webparteigenschaften aktivieren

Abbildung 2:Suchfeld in Webparteigenschaften aktivieren

 

Einschränkungen

Es ist möglich, die Suchbox für die meisten Arten von Listen und Dokumentenbibliotheken zu aktivieren und zu nutzen. Es gibt jedoch auch einige Ausnahmen:

• Wiki Seitenbibliothek
• Diskussionsboard
• Umfrageliste
• MicroFeed


Vergangenheit und Ausblick

In SharePoint 2010 war so eine Funktionalität nur durch bestimmte Drittanbietertools zu erreichen, jedoch nicht im Standard enthalten. Für SharePoint 2013 wurde diese Funktion jedoch auch in den Standard übernommen. Auch in SharePoint 2016 wird diese Suchbox wieder verfügbar sein, und so die schnelle Suche innerhalb von Listen und Bibliotheken für die Nutzer wieder erleichtern.


Zeitersparnis und Komfort durch Nutzung von In-List-Search

Durch die Begrenzung der Suchergebnisse und die schnelle Möglichkeit zur Suche, die über die praktische Suchbox erreicht werden kann, werden Elemente schneller auffindbar, ohne dass der Nutzer erst ein Suchcenter aufrufen muss. Dies ist komfortabel und kann viel Zeit sparen.

 
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Ralf Michi, Jörn Bülow
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