Newsletter Mai 2016

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit unserem heutigen Newsletter möchten wir Sie wieder über Neuigkeiten aus dem SharePoint Umfeld informieren. Weiterhin haben wir für Sie einige interessante Tipps rund um SharePoint zusammengestellt.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen rund um SharePoint auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team

 

Inhalt

S-PI News - Kostenfreies Webinar - Dokumente in SharePoint automatisieren
S-PI News - #FutureOfSharePoint - Offizielle Präsentation von SharePoint 2016 am 4.Mai 2016
S-PI Tipp/Tool - Lead Management Lösung & Beratung
S-PI Tipp/Tool - Powershell Scripts - Content Types zu Listen hinzufügen
S-PI Tipp/Tool - Alternative Authentifizierung über Forms + Custom Benutzerverwaltung

Kostenfreies Webinar - Dokumente in SharePoint automatisieren - flexibel, mächtig und intuitiv mit dox42

Die Automatisierung von Dokumenten spielt in vielen Szenarien eine wichtige Rolle. In vielen Fällen ist im Unternehmen bereits ein SharePoint Server, z. B. im Bereich Intranet, im Einsatz. Da in diesen häufig auch Geschäftsprozesse abgebildet werden, bietet sich die Lösung dox42 an um schnell, einfach und flexibel auch große Mengen an Dokumenten (z. B. Angebote, Verträge, Berichte, Briefe etc.) automatisch bzw. auf Knopfdruck zu erzeugen.

dox42 beherrscht dabei verschiedenste Datenquellen und Ausgabeformate und ist sehr gut in die Microsoft Produkte wie SharePoint sowie die Dynamics Linie integriert, kann aber ebenso auch mit einem SAP System arbeiten.

Außerdem bietet die Kombination mit Microsoft SharePoint eine ideale Integration in vorhandene Portal Strukturen wie z. B. ein Intranet. Mit Hilfe von Workflow Lösungen, wie beispielsweise Nintex Workflow, kann die Erstellung von Dokumenten nicht nur vollständig automatisiert, sondern auch noch mit bekannten Standard Funktionen unterstützt und in bestehende Prozesse eingebunden werden. Die bekannten SharePoint Funktionalitäten wie Versionierung, Check-In/Check-Out, Policies und vieles mehr runden das Ganze zu einem stimmigen Gesamtpaket ab.

Thomas Walz (S-PI) und Johannes Linder (dox42) zeigen Ihnen in diesem Webinar live, wie Sie mit dox42 Dokumente aus verschiedensten Datenquellen generieren und automatisiert in einem SharePoint System ablegen.

Anmelden: https://attendee.gotowebinar.com/register/6537625044844158980


#FutureOfSharePoint – Offizielle Präsentation von SharePoint 2016 am 4.Mai 2016

Zeitgleich mit dem #StarWars Day am 4. Mai, wurde im Rahmen der offiziellen #FutureOfSharePoint Präsentation von Microsoft, die neue Version 2016 und ein Ausblick in die Zukunft gezeigt. Dabei wurde vor allem klar und deutlich, wie wichtig das Produkt für Microsoft ist und das es auch strategisch als wertvoll betrachtet wird. Vor allem die Marke SharePoint wird ab sofort noch deutlich stärker dargestellt.

Die neue Version kann ab sofort offiziell bezogen werden, und zwar unter https://www.microsoft.com/de-DE/download/details.aspx?id=51493.

Neben einigen speziellen Themen die detaillierter dargestellt wurden, wie z. B. das Thema Mobile Darstellung wurden auch viele kleinere Neuheiten erwähnt und gezeigt. Da es sehr viele verschiedene Neuheiten sind, werden wir in zukünftigen Blog Beiträgen detaillierter auf Teile davon eingehen. Für einen ersten Überblick haben wir Ihnen die wichtigsten Themen in Stichpunkten untenstehend aufgelistet.

Wie man daraus ersieht sind viele der neuen Funktionen momentan noch der Cloud also Office 365 vorbehalten, aber Microsoft hat sich auch klar zur On-Premise Version bekannt und versprochen dass viele dieser Funktionen über sogenannte „Feature Packs“ (gültige Software Assurance im Volumenlizenzprogramm ist die Voraussetzung hierfür) für SharePoint On-Premises bereitgestellt werden. Das erste dieser Feature Packs wird 2017 ausgeliefert, und Unternehmen haben die volle Kontrolle darüber ob und wenn ja welche der Features aktiviert werden sollen.

Außerdem sollen ebenfalls neue Funktionen für On-Premise Only kommen. Zusammen mit der offiziellen Aussage dass SharePoint 2016 definitiv nicht die letzte On-Premise Version ist, stellt dies also ein klares Bekenntnis hierzu dar, was sicherlich ein wichtiges Signal für viele Unternehmen ist die aktuell noch nicht auf die Cloud setzen können oder möchten. Bisher gibt es keine offiziellen Aussagen welche dieser neuen Funktionen in welchen Office 365 Plänen bzw. On-Premise Editionen enthalten sein werden.

Was mich besonders freut ist, dass nun endlich das Thema mobile Darstellung bzw. Responsive Design in vollem Ausmaß unterstützt wird, wie es für heutige Zeiten auch üblich sein muss.

Leider wurde keine Aussage zu einem möglichen Nachfolger/Alternative für SharePoint Foundation gemacht, auch wenn es in der Vergangenheit bereits Hinweise gab dass Microsoft die Problematik bewusst ist. Interessant sind dagegen die beiden neuen Themen PowerApps und Flow die zumindest in Cloud Umgebungen teilweise für die Umsetzung von Formular- und Workflow Lösungen genutzt werden können.


    Office 365 / Cloud
  • Die SharePoint-‚Homepage‘ in Office 365 wird komplett neu gestaltet und erhält eine an Delve angelehnte Optik. Inhalte sind z. B. zuletzt besuchte Sites, häufig genutzte und automatische Vorschläge.
  • Der Begriff „Websites” bzw. “Sites” im Office 365-App-Launcher (Startmenü) wird in SharePoint umbenannt. Dies stellt ein klares Bekenntnis zur Marke „SharePoint“ dar.
  • Neue „Discover“ Ansicht in OneDrive für die Browser-Oberfläche und zunächst die Android-App, basierend auf dem Office-Graph basiert. Damit werden empfohlene und beliebte Dokumente aus Office 365 sowie andere Inhalte präsentiert. Später werden auch die iOS und Windows Phone Apps unterstützt.
  • Integration in die beiden neuen Entwicklungs- und Skriptumgebungen PowerApps und Microsoft Flow für den Zugriff auf Listen und Bibliotheken. PowerApps und Flow können in Teilen die Themen „Forms“ und „Workflows“ ersetzen.
  • Stärkere Verbindung von Team-Sites und Office 365-Gruppen.
  • Automatische Integration von neue Seiten mit dem Office Graph.
  • Komplett neues Development Framework ab dem dritten Quartal 2016, basierend auf dem Seiten- und Webpart-Modell von SharePoint. Deutlich stärkere Unterstützung von Client-seitige Entwicklung & Integration in Office Graph und die gängigen Open-Source-Web-Standards wie z. B. Angular und React. Alle Funktionen die auf dem Framework erstellt werden, sind automatisch in einer mobilen Darstellung sowie den mobile Apps enthalten. Bisher gibt es keine Aussage ob dieses neue Framework auch für On-Premise Installationen bereitgestellt wird, über die Feature Packs wäre es aber prinzipiell möglich.

    SharePoint onPremise & Office 365
  • Office Online Server (OOS) – Der Nachfolger vom Office Web Apps Server steht ab sofort zum Download für Volumenlizenzkunden bereit. Dieser funktioniert auch mit SharePoint 2013, d. h. ein paralleler Betrieb von Office Web Apps und OOS ist nicht notwendig.
  • UI: Modernere und benutzerfreundlichere Oberfläche für TeamSites, Dokumentenbibliotheken und Listen inkl. Responsive Design.
  • Neue dezidierte SharePoint Mobile Apps zunächst nur für iOS, aber Android- und Windows Phone/Windows 10 Versionen folgen bis Ende des Jahres (zunächst für Zugriff auf Cloud, später auch On-Premise). Die App unterstützt News, Announcements, People, Sites Content & Apps, also wesentlich mehr als bisher über den mobilen Browser Zugriff möglich war.
  • Zugriff auf SharePoint Online/Office 365 aus den OneDrive Apps, inklusive einer neuen UWP Version für Windows 10 und der OneDrive Web Oberfläche.
  • OneDrive for Business erhält eine neue Oberfläche.
  • Content lässt sich ganz einfach von OneDrive in SharePoint übertragen (zuerst in Office 365).
  • Stärkere Vereinheitlichung der Darstellung von Bibliotheken und Listen (z. B. „Quick Actions“).
  • Touch-optimierte Bedienelemente (zumindest in Teamsites).
  • Security: Mit Zugriffs-Richtlinien in SharePoint und OneDrive for Business lässt sich der Zugang und z. B. auch das Teilen von Inhalten kontrollieren, abhängig von Parametern wie Inhalt von Dokumenten (z. B. keine Personalausweisnummern etc.), Personen, Apps, Geräten oder dem (Netzwerk)-Standort. Dies kann z. B. mit einem zusätzlichen PIN Schutz versehen werden (aktuell über Microsoft Intune bzw. Office 365 möglich).
  • Erweitertes Auditing, Analytics und Reporting. Das Thema Analytics wurde/wird stärker ausgebaut, z. B. Funktionen mit denen Benutzer den Erfolg ihrer Dokumente messen können (z. B. Abrufquote, Share- und Like-Quote).
  • Anpin-Funktion für Dokumente, News und Links (in Team-Sites)
  • Volltextsuche mit Echtzeitanzeige ist nun innerhalb von Dokumentenbibliotheken möglich.
  • Verwaltung von Metadaten via Drag-and-Drop.
  • Neues Look-and-Feel beim Bearbeiten von Seiten.
  • Verbesserte Webseiten-Content-Seite mit Analytics-Funktionen, meistgeklickte Inhalte und Site-Map. Hier können auch Listen, Bibliotheken, Unterseiten und Apps hinzugefügt und Webseiten-Einstellungen geändert werden.
  • Keine neue Version für SharePoint Designer, aber die Version 2013 wird bis 2026 offiziell unterstützt.

 

Alle wichtigen offiziellen Blog Beiträge und Videos zum SharePoint 2016 Launch finden Sie hier:
https://blogs.office.com/2016/05/04/the-future-of-sharepoint/

SharePoint Server GA & Feature Packs: SharePoint Server 2016 - your foundation for the future
https://blogs.office.com/2016/05/04/sharepoint-server-2016-your-foundation-for-the-future/

VIDEO: Foundation for the Future: SharePoint Server 2016 https://youtu.be/6ADQpn3xl2U

VIDEO: Accelerating Innovation with Hybrid: SharePoint Server 2016 and Office 365
https://youtu.be/ACsSv6CNHY8

Simple & powerful file sharing and collaboration from any device: Announcing simple and powerful file sharing and collaboration for Office 365
https://blogs.office.com/2016/05/04/announcing-simple-and-powerful-file-sharing-and-collaboration-for-office-365/

VIDEO: Effortless File Sharing on Any Device: OneDrive for Business and SharePoint
https://www.youtube.com/watch?v=xRFe38WxCjU

SharePoint mobile app, SharePoint home, team sites, Microsoft Flow & PowerApps integration: SharePoint - the mobile and intelligent intranet
https://blogs.office.com/2016/05/04/sharepoint-the-mobile-and-intelligent-intranet/

VIDEO: The Mobile and Intelligent Intranet: SharePoint sites and PowerApps
https://youtu.be/x8tgKBXmmPg

VIDEO: Your Intranet in Your Pocket: The SharePoint mobile app
https://youtu.be/L4OmRsiXbVw.

SharePoint Framework: The SharePoint Framework - an open and connected platform
https://blogs.office.com/2016/05/04/the-sharepoint-framework-an-open-and-connected-platform/

VIDEO: Open and Connected Platform: The SharePoint Framework https://youtu.be/T_bGyqKwT4g

Security, Privacy and Compliance for SharePoint and OneDrive for Business
VIDEO ONLY: https://www.youtube.com/watch?v=0mvZr_Gc36U

Office Online Server now available
https://blogs.office.com/2016/05/04/office-online-server-now-available/


Lead Management Lösung & Beratung

Sie möchten Ihre Leads und Marketingkampagnen jederzeit im Blick behalten? Wir unterstützen Sie gerne dabei.

Zu unseren Dienstleistungen im Bereich Lead-Prozessmanagement zählt die Entwicklung, Bereitstellung und der Betrieb von Lösungen zur Unterstützung von CRM-Prozessen. Ihre bestehenden Leads und Kontaktadressen aus unterschiedlichen Online-Kanälen oder Aktivitäten lassen sich problemlos übernehmen.

Unsere Lösung kann dabei zur Steuerung von Anfragen in einer Vertriebsorganisation eingesetzt werden. Sowohl mit eigenen Vertriebsstellen als auch mit eigenständigen Partnern.

Je nach Anfrage und Tiefe des Prozesses wird dabei z. B. nach Kontaktstrecken zu Informationsmaterial, Beratung (z. B. Probefahrt) oder Angebotsanfrage differenziert.

Darüber hinaus führen wir Ihre Daten zusammen und bereiten diese auf, so dass die Qualifizierung Ihrer Adressen, Geocodierung, die Weiterleitung zu Fullfillment-Partnern – beispielsweise zu Ihrem Logistik-Anbieter - oder die Weiterverfolgung von Leads und Aktivitäten möglich sind.

Unsere Lösung basiert auf einer Kombination von Standardlösungen auf Microsoft Dynamics CRM und Microsoft SharePoint als Frontend Portal.

Mehr Informationen finden Sie auf unserer Homepage:
http://s-pi.de/de/automotive/leadmanagement/Pages/default.aspx


Powershell Scripts - Content Types zu Listen hinzufügen

In manchen Szenarien kann es hilfreich sein, automatisiert zu bestehenden Listen/Bibliotheken Inhaltstypen hinzuzufügen. Für solche und viele andere Anwendungsfälle eignet sich wie so oft ein Powershell Skript.

Ein Beispiel eines solchen Skripts finden Sie nachfolgend. Das Skript durchläuft alle Websites in der angegebenen SiteCollection und fügt die zwei angegebenen Inhaltstypen allen Dokumentenbibliotheken hinzu.

Das Skript funktioniert mit SharePoint 2013 (Foundation + Server)

#--------------------------- Add Content Type ------------------------#
#Get site object and
#specify name of the content type to look for in each library

$site = Get-SPSite http://URL/
$newtype1 = "NAME CONTENT TYPE 1"
$oldtype1 = "Dokument"

#Walk through each site in the site collection
$site | Get-SPWeb -Limit all | ForEach-Object {

write-host "Checking site:"$_.Title
$_.ContentTypesEnabled = $true
#Go through each document library in the site
$_.Lists | where { $_.BaseTemplate -eq "DocumentLibrary" } | ForEach-Object {
$doclibs = $_.Lists | where { $_.BaseTemplate -eq "DocumentLibrary" }
for ($i = 0; $i -lt $doclibs.Count; $i++) {
$item = $doclibs[$i]
write-host "Checking list:"$item.Title

#Add site content types to the list
if (($item.ContentTypes | where { $_.Name -eq $newtype1}) -eq $null)
{
$ctToAdd = $site.RootWeb.ContentTypes[$newtype1]
$ct = $item.ContentTypes.Add($ctToAdd)
write-host "Content type" $newtype1 "added to list" $item.Title
}
else
{
write-host "Content type" $newtype1 "already exists in" $item.Title
}

$folder = $item.RootFolder
$ctypes=New-Object System.CollectionsGeneric.List[Microsoft.SharePoint.SPContentType]
foreach ($ct in $item.ContentTypes)
{
if ($ct.Name.Contains($newtype1))
{
$ctypes.Add($ct)
}
}
#$ctypes.Add($site.RootWeb.ContentTypes[$newtype1])
$folder.UniqueContentTypeOrder = $ctypes
$folder.Update();

$item.ContentTypesEnabled = $True;
$item.Update()
}
}
}
#Dispose of the site object
$site.Dispose()


Als erfahrener SharePoint Dienstleister haben wir viel Erfahrung im Einsatz von Powershell Skripten. Andere Funktionen aus unserem Fundus sind beispielsweise Skripte zum Exportieren von Inhaltstypen in XML, zum Erweitern der Navigation, Personal mySites Anlage oder alternative Sprachpakete aktivieren.

Sollten Sie Fragen dazu haben oder einen konkreten Bedarf, wenden Sie sich gerne an unsere Berater.


Alternative Authentifizierung über Forms + Custom Benutzerverwaltung

Die übliche Methode zur Authentifizierung in SharePoint Portalen ist über das Active Directory des Unternehmens. Allerdings gibt es noch verschiedene andere Möglichkeiten, die Benutzerverwaltung bzw. Anmeldung zu steuern. Eine davon ist die sogenannte Forms Authentifizierung.

Die Forms Authentifizierung wird bei unseren Projekten z. B. sehr stark in der Hosting Umgebung eingesetzt, also in unserer Private Cloud. Der Grund ist, dass es hier ohnehin oft eine klare Trennung von den Benutzern des Unternehmens gibt (die dann im AD der internen Infrastruktur verwaltet werden). Außerdem werden in den Hosting Umgebungen auch sehr häufig Extranet Portale mit SharePoint dargestellt, und in diesen Fällen greifen in erster Linie externe Benutzer (wie z. B. Kunden, Partner, Lieferanten etc.) auf das System zu, die man auch nicht unbedingt im eigenen Active Directory haben möchte.

Die Forms Authentifizierung kann man sich vorstellen wie eine Anmeldung an bekannten Internetportalen wie Amazon oder eBay. Das heißt, wie auch im Active Directory hat jeder Benutzer seinen Benutzernamen und Passwort, und auch hier können über entsprechende Webparts (die z. B. wir als S-PI Benutzerverwaltung Solution bereitstellen) einfach und schnell Benutzer suchen, anlegen, bearbeiten, löschen oder auch Passwörter ändern und zurücksetzen. Komplexere Passwortrichtlinien oder automatisches Sperren von Benutzern nach x Tagen sind selbstverständlich ebenso möglich und natürlich erfolgt die Authentifizierung selbst immer verschlüsselt mit einem SSL Zertifikat. Ergänzt werden kann das Ganze dann optional mit einer S-PI Lösung für eine einfache Auswertung/Darstellung der Berechtigungen.

Sollten Sie Interesse an dieser Form der Authentifizierung (z. B. für ein Extranet Portal) haben, sprechen Sie unsere Berater gerne an.

 
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