Newsletter Siller Portal Integrators GmbH

 

Newsletter Juni 2016

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit unserem heutigen Newsletter informieren wir Sie wieder über Neuigkeiten und Tipps rund um SharePoint.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team

 

Inhalt

S-PI News - Kurzvorstellung Microsoft Flow
S-PI News - Ablage von E-Mails in SharePoint via Outlook Integration
S-PI Tipp/Tool - Basic Anwendungen für SharePoint Nutzer
S-PI Tipp/Tool - Alternative zu Besprechungsarbeitsbereichen
 

Kurzvorstellung Microsoft Flow

Seit kurzem existieren zwei neue Lösungen von Microsoft, welche wir beide in diesem sowie in unserem nächsten Newsletter kurz vorstellen möchten. Beide sind speziell im Einsatz mit der Public Cloud / öffentlichen Systemen aber auch Hybrid Szenarien interessant.

In dieser Ausgabe stellen wir Ihnen die Lösung "Microsoft Flow" vor, eine Möglichkeit, mit der Sie Workflows / Geschäftsprozesse über verschiedene Systeme, wie z. B. SharePoint, hinweg automatisieren können. In der nächsten Ausgabe folgt dann die Vorstellung der Lösung "Microsoft Powerapps".

Microsoft Flow
Ähnlich dem Online-Service IFTTT (If This Than That) können Workflows gestaltet werden, die systemübergreifende Funktionen ausführen. Dies kann für viele verschiedene Szenarien genutzt werden, wie z. B. File Synchronisierung oder automatisierte E-Mail Benachrichtigungen.

Der Vorteil der Lösung ist, dass sie cloudbasiert ist und die Oberfläche komplett im Browser bedient wird. Das Ganze ist eine No-Code Lösung, d. h. komplett ohne Programmierung.

Funktionsweise
Es existieren bereits Standard Schnittstellen / Funktionen für verschiedenste bekannte Dienste wie z. B. SharePoint, Office365, Dropbox und viele andere. Über die Weboberfläche müssen als erstes Verbindungen/Connections für die gewünschten Dienste definiert werden. Auf Basis der angelegten Verbindungen können dann Templates erstellt werden, mit denen man bestimmte Aktionen auf Basis von Ereignissen auslösen kann. Im Prinzip also eine If/Then Logik. Beispiel: Automatische Ablage von Daten in SharePoint beim Versand einer E-Mail, oder auch das Sammeln von Twitter Tweets aus dem Marketing Account und automatisches Speichern in einer Excel-Datei. Die Anzahl der Schritte / Bedingungen ist hierbei nicht eingeschränkt, und es ist sogar möglich, diese automatisiert über einen Timerservice auszuführen.

Kurzvorstellung Microsoft Flow

Als Starthilfe existiert eine Template Galerie seitens Microsoft, in der eine Vielzahl von fertigen Beispiel Flows für den eigenen Einsatz genutzt werden können. Diese können natürlich auch angepasst werden, und eigene Flows können auf Wunsch auch öffentlich zur Verfügung gestellt werden.

Einige Beispiele:

  • Wenn ein Dokument in SharePoint genehmigt wurde, verschiebe es in eine andere Bibliothek
  • Speichere Tweets in einer CSV Datei auf OneDrive
  • Synchronisiere Dateien von OneDrive in einen Ordner auf einem FTP Server
  • Erstelle ToDo-Einträge in Wunderlist für wichtige E-Mails
  • Erstelle Azure Service Bus Nachrichten aus Office 365 E-Mails
  • Teile meine Tweets auf Facebook


Unser Fazit

Microsoft Flow ist ein interessantes Tool, das sich noch in der Preview Phase befindet. Aktuell ist es definitiv keine Alternative zu Workflowlösungen für SharePoint wie z. B. Nintex, allerdings weiss man natürlich nie, was Microsoft hiermit in der Zukunft vorhat, vor allem in der Kombination mit Powerapps.

Für mehr Informationen bzw. auch die Möglichkeit, diese einmal auszuprobieren, schauen Sie sich am besten die offizielle Website dazu an: https://flow.microsoft.com.

 

Ablage von E-Mails in SharePoint via Outlook Integration

Je nach Szenario kann es hilfreich sein, E-Mails (z. B. aus Outlook) einfach und schnell in SharePoint abzulegen, z. B. als Ablage zu einem Projekt.

Im Folgenden werden 4 verschiedene Verfahren bezüglich des Vorgehens und ihrer Vor- und Nachteile beschrieben, inklusive einer Empfehlung
von S-PI.

1. Möglichkeit: E-Mails manuell abspeichern

Bei diesem Verfahren werden E-Mails lokal als Dateien abgespeichert und dann manuell hochgeladen.

Vorgehen:

  • Im Outlook auf „Datei speichern unter“ klicken.
  • Als Format das MSG-Format auswählen.
  • Die Mail zunächst lokal abspeichern und anschließend per Browser in eine SharePoint Liste oder Bibliothek hochladen (Alternativ via Windows Explorer / WebDAV).

Möglichkeit: E-Mails manuell abspeichern


Vorteile:

  • Durch das manuelle Hochladen erhält man im SharePoint Upload-Dialog die Möglichkeit, die Metadaten bzw. den Inhaltstyp zu pflegen.
  • Durch die Abspeicherung im MSG-Format kann die Nachricht später problemlos wieder mit Outlook geöffnet werden.


Nachteile:

  • Nimmt viel Zeit in Anspruch
  • In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute
    (z. B. Absender) nicht automatisch angezeigt

 

2. Möglichkeit: E-Mails direkt an eine Liste oder Bibliothek senden

Seit der SharePoint Version 2007 können Listen und Bibliotheken über die Funktion „Eingehende E-Mails“ Inhalte direkt empfangen. Ist der SharePoint Server entsprechend konfiguriert, so werden die Dateien in die jeweilige Listen oder Bibliothek gespeichert.

Vorteil:

  • Schnell und einfach
  • Möglichkeit mit Outlook Regeln zu arbeiten


Nachteile:

  • Je nach Menge hoher Administrationsaufwand für die Einrichtung
  • Portalnutzer müssen die betreffenden Adressen der Bibliotheken und Listen kennen und über Änderungen informiert werden
  • In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute nicht angezeigt
  • Die E-Mails selbst werden getrennt von den Anhängen gespeichert
  • Als SharePoint-Nutzer kann man nicht mehr direkt auf die Original-Mail zugreifen
  • E-Mails werden von SharePoint standardmäßig im EML-Format gespeichert und können dann nicht mehr direkt mit Outlook geöffnet werden

 

3. Möglichkeit: Drag & Drop in eine SharePoint-Diskussionsrunde

Man kann SharePoint in Outlook auch über Diskussionsrunden andocken, um z. B. per Drag & Drop E-Mails in ein Forum zu speichern. Zwingende Voraussetzung ist hierfür allerdings, dass eingehende E-Mails in der Farm aktiviert sind.

Möglichkeit: Drag & Drop in eine SharePoint-Diskussionsrunde

Vorgehen:

  • Einrichten einer Diskussionsrunde über Websiteaktionen -> Weitere Optionen -> Erstellen einer Diskussionsrunde
  • Zur erstellten Diskussionsrunde in SharePoint navigieren und auf den Menüpunkt „Verbindung mit Outlook herstellen“ klicken.

In Outlook erscheint die NEU verknüpfte Liste nun unter SharePoint-Listen. Von jetzt an lassen sich E-Mails aus Outlook heraus in diese Liste ziehen.


Vorteile:

  • Ermöglicht einfaches Drag & Drop
  • Keine administrative Einrichtung nötig
  • Inhalte der Diskussionsrunden sind in Outlook sowie in SharePoint einsehbar


Nachteile:

  • E-Mails werden nicht im MSG-Format gespeichert
  • Eingabe von Metadaten nicht unterstützt
  • Integrität der Mail-Nachricht ist nicht gewährleistet

 

4. Möglichkeit: Einsatz von Drittanbieter Komponenten wie harmon.ie

Mit Outlook Zusatzlösungen wie harmon.ie können E-Mails inkl. Anhängen einfach und schnell direkt in Outlook via Drag+Drop in einer SharePoint-Liste abgelegt und verwaltet werden. Hierzu bindet sich direkt im Outlook ein berechtigungsabhängiger und benutzerspezifisch konfigurierbarer Verzeichnisbaum der Portalstruktur ein. Weiterhin kann das Tool sowohl auf einem Windows PC, einem Mac als auch auf mobilen Geräten wie iOS & Android eingesetzt werden und unterstützt sowohl alle Versionen von SharePoint onPremise als auch Office365.

Seit Mai 2016 sind wir ein offizieller Partner von harmon.ie und unsere Berater beraten Sie gern zu den verschiedenen Outlook-Add-in Lösungen.

Möglichkeit: Einsatz von Drittanbieter Komponenten wie harmon.ie


Vorteile:

  • Ermöglicht einfaches Drag & Drop direkt in Outlook
  • direkte Erfassung (inkl. Massenerfassung) von zusätzlichen Metadaten in Outlook
  • automatische Übernahme von zahlreichen E-Mail spezifischen Metadaten wie Absender, Empfänger, Betreff etc


Nachteile:

  • zusätzliche Lizenzen und Installation notwendig

 

Fazit
Möchte man E-Mails aus Outlook / Exchange heraus in eine SharePoint-Archivierung überführen, stellt Microsoft bereits mit Standardmitteln einige Möglichkeiten bereit. Jede Methode hat dabei natürlich ihre Vor- und Nachteile. Für erweiterte Funktionalität oder Bedienkomfort sind Zusatzlösungen von Drittanbietern wie harmon.ie for SharePoint die ideale Ergänzung und damit unsere klare Empfehlung.

Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen unter
contact@s-pi.de gerne zur Verfügung.

 

Basic Anwendungen für SharePoint Nutzer

SharePoint bietet den Nutzern viele Möglichkeiten, die tägliche Arbeit zu vereinfachen. Administratoren und Key User kennen durch die intensive Arbeit mit SharePoint meist schon viele der Funktionen. Wir stellen jedoch immer wieder fest, dass einige sehr nützliche Funktionen den Anwendern aus den Fachabteilungen noch gänzlich unbekannt sind.
Wir haben hier einige dieser Funktionen heraus gesucht, deren Anwendungen Ihnen die Arbeit mit SharePoint erleichtern werden.

Benachrichtigungen (Alerts)
Bei der steigenden Menge an Dokumenten und Daten, mit denen man jeden Tag zu tun hat, ist es sehr hilfreich, wenn man sich über Änderungen an wichtigen Dokumenten automatisch informieren lassen kann, um hier auch immer auf dem aktuellsten Stand zu sein.

SharePoint bietet diese Möglichkeit mit der Benachrichtigungsfunktion. Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie eine Dokumentenbibliothek oder Liste aufrufen und im Reiter „Bibliothek“ auf den Button „Benachrichtigen“ klicken.

Benachrichtigungen (Alerts)


Anschließend kann noch festgelegt werden, auf welche Weise und wie häufig Benachrichtigungen versendet werden. So kann sich ein Nutzer beispielsweise tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen von Änderungen senden lassen.

Benachrichtigungen (Alerts)


SharePoint Kalender mit Outlook synchronisieren
Gemeinsam genutzte Kalender sind eine hervorragende Funktionalität von SharePoint. Häufig ist es von Vorteil, sich diese Kalendereinträge ebenfalls in seinem lokalen Outlook darstellen zu lassen. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass man immer den entsprechenden SharePoint Kalender über den Browser aufrufen muss.

Sie können eine Synchronisierung folgendermaßen einrichten:

1. Rufen Sie den SharePoint Kalender im Browser auf und klicken Sie zunächst auf den Reiter „Kalender“ und anschließend auf den Button „Verbindung mit Outlook herstellen“.

SharePoint Kalender mit Outlook synchronisieren

2. Anschließend müssen Sie noch zwei Meldungen bestätigen und können dann Ihren Kalender auch innerhalb von Outlook verwalten.

SharePoint Kalender mit Outlook synchronisieren


Dokumentenbibliothek mittels Windows Explorer öffnen
Neben der Möglichkeit, Dateien über die SharePoint Oberfläche in SharePoint Bibliotheken hochzuladen, können Dokumente auch mittels des Windows Explorers hochgeladen werden. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn viele Dateien auf einmal hochgeladen werden sollen.

Um dies zu bewerkstelligen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie zunächst mit Ihrem Browser die entsprechende Bibliothek in SharePoint auf und klicken Sie dann auf den Reiter „Bibliothek“.

Dokumentenbibliothek mittels Windows Explorer öffnen

2. Klicken Sie daraufhin auf den Button „Mit Explorer öffnen“. Anschließend öffnet sich der Windows Explorer.

Dokumentenbibliothek mittels Windows Explorer öffnen

3. Sie können nun Dateien in das neu geöffnete Fenster kopieren. Daraufhin erscheinen die kopierten Dateien in der vorher aufgerufenen SharePoint Bibliothek.

Dokumentenbibliothek mittels Windows Explorer öffnen

Wichtiger Hinweis: Bei dem Massenupload von Dateien über den Windows Explorer werden keine Metadaten ausgefüllt. Die Pflege der Metadaten muss daher noch nachträglich erfolgen.

 

Alternative zu Meeting Rooms für SharePoint 2013 / 2016

Mit Einführung der SharePoint 2013 Version verabschiedete sich Microsoft leider von den Besprechungsarbeitsbereichen. Diese waren eine schöne und sehr gut integrierte Variante um Projekträume aus Outlook innerhalb des SharePoints zu erstellen. Die entsprechenden Templates wurden von Microsoft deaktiviert – nur migrierte Arbeitsbereiche können noch dargestellt werden.

Microsoft hatte in der Zwischenzeit für Alternativen gesorgt; Meetings werden in Skype for Business (ehemals Lync) abgehalten, für Notizen gibt es OneNote und Dokumente stellt man in OneDrive zur Verfügung. Was in der Theorie so einfach klingt, findet in der Praxis oft nicht ihre Anwendung. Dokumente, Protokolle und Vereinbarungen werden in E-Mails verteilt, der Collaborationsansatz mit einem zentralen und gemeinsamen Zugriff verpufft.

S-PI hat mit „Meetingrooms“ eine SharePoint Solution entwickelt, die die Projekträume inkl. Self Service wieder in den SharePoint holt, nahezu mit allen bekannten Funktionalitäten.

Statt Outlook als Verwaltungsmaske zu verwenden, dient eine beliebige SharePoint Kalenderliste zur Erstellung der Arbeitsbereiche. Ein spezieller Inhaltstyp in Kombination mit einem Eventreceiver erstellt die Seiten und Bibliotheken. Hierfür können an Ihre Anforderungen passende SharePoint Seiten Vorlagen (auch verschiedensprachig) verwendet werden. Die Vorlagen können für Web Application und Site Collection unterschiedlich sein.

Basierend auf den angegebenen Teilnehmern und Organisatoren, werden die Berechtigungsgruppen und Teilnehmerlisten befüllt. Innerhalb des SharePoint Kalenders stehen iCalender-Dateien für die Terminverwaltung / -einladung zum Download bereit.

Alternative zu Meeting Rooms für SharePoint 2013 / 2016

Die Solution kann in SharePoint 2013 und 2016 versionsunabhängig zum Einsatz kommen. Da keine Exchangeeinbindung benötigt wird, ist auch der Einsatz in einer gesharten Umgebung möglich. Mit geringem Aufwand können Sie so einen Seiten-Provisionierungsdienst für Ihre Anwender bereitstellen.

 
 
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Geschäftsführer
Ralf Michi, Jörn Bülow
Amtsgericht Stuttgart, HRB 730603
Ust.-Id Nr. 266034674

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