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Newsletter Siller Portal Integrators GmbH

 

Newsletter September 2017

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit unserem heutigen Newsletter informieren wir Sie wieder über Neuigkeiten und Tipps im SharePoint Umfeld.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen rund um SharePoint auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team

 

Inhalt

S-PI News - Neue gesetzliche Grundlage für den betrieblichen –
Datenschutz – die Uhr tickt
S-PI News - Nintex Lizensierung: Web Front End Server (WFE) mit Load Balancern
S-PI News - Neue Lizensierungsoption für Nintex
S-PI Tipp - Gestaltung der Startseite eines SharePoint Portals
S-PI Tipp - Längere Dateinamen in SharePoint Online und OneDrive for Business
 
 

Neue gesetzliche Grundlage für den betrieblichen Datenschutz – die Uhr tickt

Die EU-DSGVO, auch unter dem Kürzel GDPR (General Data Protection Regulation) bekannt, wird im Mai 2018 die derzeitige Rechtsgrundlage für den betrieblichen Datenschutz ablösen, und als Europäische Verordnung unmittelbar in Kraft treten. Die Organisation aller Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, muss ab Mai 2018 dieser Verordnung genügen. Da alle Unternehmen in irgendeiner Weise personenbezogene Daten ver- und bearbeiten, und seien es nur die Daten der eigenen Mitarbeiter, sollte die Unternehmen die wenige Zeit bis zum Mai 2018 nutzen, um sich den neuen Anforderungen anzupassen.

Was alles ist bis zum Stichtag zu tun:

  1. Finden Sie heraus, welche personenbezogenen Daten sich in Ihrem Unternehmen befinden und wie und wo sie verarbeitet werden (Identifikation der Datenströme).
  2. Nehmen Sie eine Risikoeinschätzung vor.
  3. Verringern Sie das Risiko für ihr Unternehmen, indem Sie Ihre Geschäftsprozesse und Systeme analysieren, dokumentieren und fortlaufend die Einhaltung der neuen Regeln überwachen (Erstellung einer Systemübersicht).
  4. Schützen Sie Ihre Systeme und Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen.
  5. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, Systeme und Maßnahmen, sodass es den Anforderungen der zuständigen Datenschutzbehörden genügt.


Wir als IT-Dienstleister, unterstützen Sie gerne bei den vorbereitenden Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften aus der EU-DSGVO. Dazu haben wir gemeinsam mit unserem Beratungspartner, der EU-CON Beraterforum GmbH in Heinsberg, eine Lösung namens CompMS basierend auf SharePoint entwickelt.

Mittels vorbereiteter Vorlagen, Formulare und Workflows erleichtert Ihnen die Lösung, die Prozesse und Systeme zu beschreiben, um im Anschluss eine Risikoanalyse vorzunehmen.

Aufgrund Ihrer Angaben schlägt das System bereits, soweit möglich, eine Risikoeinstufung und einzuleitenden Maßnahmen vor.

Abschließend lassen sich aus dem System standardisierte Berichte erzeugen, die helfen, Ihre Dokumentationspflichten gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden zu erfüllen. Des Weiteren wird das System durch eine umfangreiche und stets aktuelle Sammlung von Informationen und Handlungsempfehlungen und Formblättern ergänzt, sowie einer Schulungsplattform, um auch Ihre Mitarbeiter gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu unterweisen.

Derzeit befindet sich CompMS in der Testphase, sodass wir zuversichtlich sind, die Lösung im Oktober 2017 als Miet- oder Kauflösung anbieten zu können.

Sollten Sie vorab Informationen wünschen, stehen Ihnen Herr Walz oder Herr Michi gerne zur Verfügung.

 
 

Nintex Lizensierung: Web Front End Server (WFE) mit Load Balancern

Die korrekte Lizensierung der Nintex Plattform für onPremise Systeme erfolgt in Abhängigkeit der Anzahl der SharePoint Web Front End Server (WFE). Jedoch muss nicht zwingend jeder WFE lizensiert werden. Ein Sonderfall ist z.B. wenn ein Server sowohl die Web Application Rolle als auch die Web Front End Rolle übernimmt. In diesem Fall müsste der WFE nicht lizensiert werden, wenn er nicht Teil des Load Balancings ist, sprich keinen User Traffic erhält.

Die offizielle Aussage von Nintex:
„We do not require all WFEs to be licensed. If you have a WFE that is not licensed, you will need to remove the server from your load balancer, so it will not receive user traffic.“

https://community.nintex.com/community/build-your-own/blog/2016/09/20/what-is-a-wfe

 
 

Neue Lizensierungsoption für Nintex

Seit kurzem steht für die SharePoint Zusatzlösungen unseres Partners Nintex (Workflows & Formulare) eine neue Möglichkeit der Lizensierung zur Verfügung. Bisher gibt es die Möglichkeit, die Lizenzen (+ jährliche Software Assurance) einmalig zu erwerben, oder diese in verschiedenen Paketen nach der Anzahl der benötigten Workflows bzw. Formulare zu mieten.

Die neue Variante Unlimited Enterprise Wide ist in erster Linie für Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Workflows und/oder Formularen interessant, da hierbei in Abhängigkeit der Mitarbeiteranzahl, lizensiert wird.

Sollten Sie Fragen zu Nintex und den möglichen Lizensierungsmöglichkeiten haben, sprechen Sie gerne unsere Berater an.

 
 

Gestaltung der Startseite eines SharePoint Portals

Der Erfolg und die Nutzung eines SharePoint Systems hängen bekanntlich mit den Inhalten und Funktionen des Systems zusammen. Die graphische Gestaltung spielt jedoch ebenfalls eine wichtige Rolle. Mit einigen Maßnahmen kann die Attraktivität der Startseite eines SharePoint Portals bereits erheblich verbessert werden.

So macht es Sinn, die Farbgebung an die Corporate Identity anzugleichen. Dies erfolgt über Anpassungen an Masterpages und CSS Dateien. Weiterhin können interessante Webparts auf der Startseite platziert werden, die für eine angenehme und informative Darstellung von wichtigen Informationen genutzt werden können.

Häufig wird im oberen Bereich der Startseite ein sog. Bannerrotator eingebaut, der einige passende Unternehmensbilder durchwechselt. Für die Bilder selbst können Links oder kleine Beschreibungen eingebaut werden. Mit einem Klick auf ein Bild kann der Nutzer anschließend auf eine festgelegte URL weitergeleitet werden.

Im unteren Bereich der Startseite wird bevorzugt ein Bereich geschaffen, der eine etwas detailliertere Anzeige von Unternehmensneuigkeiten ermöglicht. Alternativ können dort z.B. auch die zuletzt bearbeiteten Dokumente des Portals angezeigt werden.

In einem Bereich rechts der Startseite werden gerne Quick-Links zu wichtigen Websites oder Unternehmenstools (z.B. CRM System) angezeigt, sodass Nutzer sich möglichst schnell zwischen verschiedenen Portalen bewegen können.

Abbildung 1: Beispieldarstellung einer Intranet Startseite

Abbildung 1: Beispieldarstellung einer Intranet Startseite

Wenn auch Sie Ihr SharePoint Portal inhaltlich und graphisch aufwerten wollen, beraten wir Sie gerne bzgl. verschiedener Umsetzungsvarianten.

 
 

Längere Dateinamen in SharePoint Online und OneDrive for Business

Microsoft hat die maximale Länge für Pfadnamen in OneDrive for Business und SharePoint Online von 256 Unicode-Zeichen auf 400 vergrößert.

Für die Migration von Dateien eines onPremise Systems zu SharePoint Online oder OneDrive 4 Business kann das sehr helfen, da dies bei Bibliotheken mit verschachtelten Ordnerstrukturen durchaus Probleme machen konnte. Die einzige bisherige Lösung war der Einsatz von Migrationstools, die Datei- bzw. Ordnernamen einfach gekürzt und Sonderzeichen durch erlaubte Zeichen ersetzt hat.

Für größere Migrationen können wir auf unsere Erfahrung vieler Migrationsprojekte sowie verschiedene Tools zurückgreifen.
Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an.

 
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