Siller Portal Integrators
 

Newsletter August 2014

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit der heutigen Ausgabe unseres Newsletter wollen wir Sie wieder über Neuigkeiten rund um SharePoint 2013 informieren und Ihnen mit Tipps und Tricks hilfreich zur Seite stehen. Wir bieten Ihnen mit unserer Monats-Aktion im August eine kostenfreie Analyse und Prüfung auf die Benutzerfreundlichkeit Ihrer SharePoint Anwendung an.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen rund um SharePoint 2013 auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team


Inhalt

S-PI Monatsaktion - Wir analysieren Ihr bestehendes SharePoint im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit
S-PI Tipp - SharePoint Manager 2013
S-PI Tipp - InfoPath Formulare mit anonymen Zugriff für Internetseiten
S-PI Tipp - Managed Metadata Column per Nintex Workflow setzen

 

 

Wir analysieren Ihr bestehendes SharePoint im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit

Kennen Sie das auch? Technisch gesehen ist Ihr SharePoint sehr gut durchdacht, aber trotzdem mangelt es an der Benutzer-Akzeptanz? Oftmals ist der Grund eine nicht ideale Bedienerführung oder Kleinigkeiten wie z. B. in der Ribbon versteckte, aber sehr nützliche Funktionen wie „Benachrichtigungen“ oder „Excel-Export“. Wir prüfen Ihr System eingehend, dokumentieren es und zeigen Ihnen Verbesserungsvorschläge auf, die wir im Laufe der Jahre anhand zahlreicher Projekterfahrungen erfolgreich umgesetzt haben.

Die Analyse wird online mittels einer Fernwartungssoftware wie z. B. Teamviewer, von uns durchgeführt. Der Zeitaufwand ist dabei auf 2-3 h begrenzt.

Als Ergebnis erhalten Sie von uns ein kurzes Dokument, das Ihnen Verbesserungsvorschläge im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit aufzeigt.

 

 

SharePoint Manager 2013

Für erfahrene SharePoint Administratoren und Entwickler gibt es verschiedene Möglichkeiten direkt auf die Eigenschaften von Websites, Listen, Spalten etc. zuzugreifen. Manche dieser Eigenschaften oder Informationen können nicht über die normale Oberfläche aufgerufen bzw. geändert werden, wie z. B. unsichtbare Spalten.

Ein Entwickler kann sich die gewünschten Informationen über die API oder die Webservices ziehen. Dazu muss allerdings immer zumindest ein kleineres Visual Studio Projekt bzw. ein kleinerer Code entwickelt werden.

Dem Administrator steht natürlich die mächtige Powershell zur Verfügung, die im Falle von SharePoint nahezu alle Möglichkeiten bietet.

Nichtsdestotrotz sind beide Möglichkeiten unter Umständen recht aufwändig, wenn man nur einmal schnell eine Kleinigkeit benötigt. Außerdem bieten beide keinen einfachen und schnellen Gesamtüberblick, sondern müssen jeweils für den aktuellen Fall angepasst werden.

Für diese Fälle existiert ein sehr mächtiges Tool in Form einer Konsolen Applikation, der SharePoint Manager. Diesen gibt es bereits seit der Version 2007 (es gibt sogar eine Version für Office365) und der Vorteil ist, dass es ein kostenloses Projekt bei Codeplex ist. Für Entwickler steht somit auf Wunsch sogar der Quellcode zur Verfügung, allerdings ist dieser eigentlich nicht notwendig.

Der SharePoint Manager (aktuell in Version 2013) ermöglicht den Zugriff auf eine lokale SharePoint Farm (Server oder Foundation), und alle darin enthaltenen Websites inklusive sämtlicher Eigenschaften (Properties) die es darin gibt. Weiterhin ermöglicht er das direkte Manipulieren der Daten, z. B. um unsichtbare Properties sichtbar zu machen.

Um auf eine SharePoint Farm zuzugreifen, ist es notwendig das er direkt auf einem der Farm Server läuft (eine Installation ist nicht notwendig). Es ist allerdings nicht möglich mit ihm per Remote auf ein SharePoint System zuzugreifen. Außerdem ist es zwingend notwendig dass er als Administrator gestartet wird.

ACHTUNG: Bitte nutzen Sie das Tool mit großer Vorsicht, vor allem wenn es darum geht vorhandene Eigenschaften zu ändern. Es existiert keinerlei Funktion um Änderungen rückgängig zu machen, und jedwede Aktion wird direkt auf der SQL Server Datenbank durchgeführt.

Der SharePoint Manager 2013 steht bei Codeplex in englischer Sprache zur Verfügung: http://spm.codeplex.com/.

 

 

InfoPath Formulare mit anonymen Zugriff für Internetseiten

Prinzipiell ist der anonyme Zugriff von InfoPath Formularen nur in Sonderfällen in Betracht zu ziehen, da er ein hohes Sicherheitsrisiko birgt. Daher ist diese Funktion auch von Microsoft bewusst in den Grundeinstellungen deaktiviert. Wer in SharePoint seinen Webauftritt und die InfoPath Formulare für anonyme Nutzer bereitstellen möchte, muss einiges beachten.

Folgende Schritte sind nötig:
1. In der Zentraladministration für die Internet Zone ist “Anonymous Access” zu aktivieren. Diesen Dialog findet man unter CA -> Application Management -> Manage Web Applications –> <Auswahl der Webanwendung> –> Authentication Providers –> <Auswahl der Zone für anonymen Zugriff (z. B. Internet) –> “Enable anonymous access” Haken setzen:

Enable anonymos access

2. Stellen Sie sicher, dass für diese Zone keine Anonymous Policy “Deny” gesetzt ist:

Anonymous Policy "Deny"


3. InfoPath Formular in einer Bibliothek veröffentlichen;
“Datei –> Veröffentlichen” und die Felder der Form-Bibliothek bestimmen. Nach dem Upload erscheint folgende Meldung:

InfoPath Formular Bibliothek

 

Wer danach das Formular mit einem angemeldeten Benutzer aufruft, kann es sofort nutzen. Sobald man nicht mehr angemeldet ist, bekommt man eine schöne Correlation-ID und im ULS Log diese Meldung:

ULS Log Meldung

" The XSN is null and it´s not a cross server issue. Most likely a permission issue”



Man muss dann mit einem Trick die Berechtigung der Formular- Bibliothek anpassen:
Klick auf “Library Permissions” –> Anonymus Access

Anonymous Access

Anonymous Access

Im Modul-Fenster bestimmt man mit “rechtsklick –> Eigenschaften” die URL:

Anonymous Access Modul Fenster

Diese URL kopiert man in die Adressleiste des Browsers und ersetzt DOCLIB durch List:

Anonymous Access

Danach ist man in der Lage die Berechtigungen für die Bibliothek zu setzen:

Anonymous Access Berechtigungen setzen

HINWEIS: Wenn Sie erneut in die Bibliothek und auf die Berechtigungen gehen, sind die Funktionen „bearbeiten“, „hinzufügen“ und „löschen“ wieder deaktiviert und grau hinterlegt, so dass eine Bearbeitung nicht möglich ist. Wenn Sie in der URL DOCLIB durch List ersetzen, sind die zuvor von Ihnen getätigten Änderungen wieder ersichtlich.

 

 

Managed Metadata Column per Nintex Workflow setzen

Das Aktualisieren von Spalten eines Listenelementes mit Nintex Workflow ist ziemlich einfach. Einfach die Aktion „Element aktualisieren“ einfügen, die zu ändernde Spalte auswählen und einen neuen Wert eingeben. Dies funktioniert solange, bis Sie versuchen eine Managed Metadata Spalte zu aktualisieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mittels Workflow eine Managed Metadata Spalte aktualisieren.

Das gezeigte Beispiel beschränkt sich auf Managed Metadata Werte die bereits in der Site Collection einmal verwendet wurden.

SharePoint führt auf Site Collection Ebene eine versteckte Liste, die alle innerhalb der Site Collection benutzten Terms aus dem Term Store speichert. Es handelt sich um die Hidden Taxonomy List, die Sie wie folgt aufrufen können:

http://<servername>/site/<sitecollection>/Lists/TaxonomyHiddenList/


TaxonomyHiddenList

 

Warum kann ich nicht einfach einen Wert eingeben?
Managed Metadata Felder sind anders angelegt als normale Text- oder Auswahlfelder. Beim Update einer Managed Metadata Column wird ein spezielles Format erwartet:

Int;#label|guid
Bsp.: 17;#SharePoint|9df7e24f-144d-4a84-ad89-fa308af9808f

Das benötigte Format setzt sich aus einer führenden ganzen Zahl (ID), der Zeichenfolge „;#“ dem Termnamen (label), einem senkrechten Strich „|“ und einer GUID zusammen.

Woher bekomme ich die ID bzw. die GUID?
Die ID und GUID wird aus der Hidden Taxonomy List entnommen (siehe Abbildung 1). Wobei die Spalte „IdForTerm“ den Wert für die GUID und die Spalte „ID“ den Wert für die ID liefert.

Aufbau des Nintex Workflows
Der Workflow zum setzten der Managed Metadata Column ist relativ einfach aufgebaut und besteht nur aus drei Aktionen:


Aufbau des Nintex Workflows


1. Taxonomy Hidden List abfragen
Als erstes wird die Taxonomy Hidden List abgefragt. Dazu muss die „Query list“ Aktion wie folgt konfiguriert werden:


Configure Action - Query list


Im Element <List ID= > müssen Sie die List ID der Taxonomy Hidden List angeben. Im <ViewFields> Element wird angegeben, welche Felder Sie auslesen möchten. Im <Where> Element geben Sie die Abfrage an. In diesem Beispiel suchen Sie nach einem Term mit dem Titel „SharePoint“ (<Value> Element).

Nach dem Einfügen der CAML-Query klicken Sie einmal auf „Save“ und öffnen das Konfigurationsfenster erneut. Beim erneuten Öffnen der Konfiguration erscheint ganz unten eine Feldzuordnung. Hier wird festgelegt in welchen Variablen die ID und die GUID gespeichert werden sollen.

Zum Überprüfen, ob die CAML-Query korrekt ist, kann die Anfrage über die Schaltfläche „Run Now“ ausgeführt werden.


Configure Action - Query list

2. String zusammensetzen
Nun setzen Sie einfach den gewünschten String zusammen und speichern ihn in einer weiteren Variable.


Configure Action - Build string

3. Listenelement aktualisieren
Im letzten Schritt kann das Listenelement aktualisiert werden. Sie schreiben den Wert der Variable „Metadata“ in die Managed Metadata Column des Elements.


Configure Action - Update item

 

 
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