Siller Portal Integrators
 

Newsletter April 2015

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit unserem heutigen Frühlingsnewsletter wollen wir mit Ihnen einige interessante Tipps und Tricks aus unserer täglichen SharePoint Praxis teilen.

Wir hoffen Sie mit unseren Inhalten ein wenig inspirieren zu können und freuen uns auch jederzeit über Ihr Feedback, hinsichtlich Themen, zu denen Sie in den kommenden News vielleicht etwas lesen möchten.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen rund um SharePoint auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team


Inhalt

S-PI Tipp - Support für Microsoft Windows Server 2003 endet im Juli – planen Sie jetzt den Umstieg!
S-PI Tipp - Powershell Script: Liste von Template zu allen bestehenden Websites hinzufügen
S-PI Tipp - Zentrale Verwaltung von SharePoint Berechtigungsgruppen mit S-PI Lösung
S-PI Tipp - Solutions – Telefonverzeichnis Webpart (Quelle: Active Directory)

 

 

Support für Microsoft Windows Server 2003 endet im Juli – planen Sie jetzt den Umstieg!

Am 14. Juli 2015 endet nach fast 12 Jahren der Produktlebenszyklus und somit auch der Support von Windows Server 2003. Dies betrifft sämtliche Editionen von Windows Server 2003, Windows Server 2003 R2 und den Microsoft Small Business Server (SBS) 2003. Nach dem Ende des Supports wird Microsoft keine Updates, Hotfixe oder Security-Patches mehr bereitstellen.

Sollten Sie ein Portal auf Basis von Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf einem solchen System betreiben, empfehlen wir schnellstmöglich mit der Planung und Durchführung einer Migration zu beginnen. Durch eine Migration profitieren Sie nicht nur von technischen Innovationen und neuen Features – Sie vermeiden auch Risiken im Bereich Sicherheit und Compliance.
Für die Planung Ihrer Migration bietet Microsoft unter diesem Link (englischsprachig) eine kleine Unterstützungshilfe an. Selbstverständlich bietet sich eine solche Migration auch für ein Update auf die aktuelle Microsoft SharePoint Version 2013 an.

Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

 

 

Powershell Script: Liste von Template zu allen bestehenden Websites hinzufügen

Websitetemplates sind ein geeignetes Werkzeug zur Anlage von gleich aufgebauten Websites im SharePoint. Die Erstellung solcher Vorlagen ist sehr einfach. Es wird eine Website mit allen benötigten Listen, Bibliotheken, Seiten und Webparts angelegt und anschließend als Vorlage gespeichert. Bei der Anlage einer neuen Website kann diese Vorlage ausgewählt werden und es wird eine entsprechend vorkonfigurierte Website angelegt. Das erleichtert zum Beispiel die Anlage von gleich aufgebauten Projektseiten in einem Projektportal ungemein.

Dies ist sehr praktisch, solange sich die Vorlage für die Projektseiten nicht ändert. Wird allerdings zu einem späteren Zeitpunkt festgestellt, dass auf allen Projektseiten noch eine zusätzliche Liste angelegt werden soll, entstehen zwei Probleme:

1. Das aktuelle Websitetemplate ist veraltet. Auf neu anzulegenden Websites fehlt
    dementsprechend auch die Liste, solange das Template nicht aktualisiert wurde.
2. Auf bereits angelegten Websites fehlt diese Liste natürlich auch.

Problem eins lässt sich einfach lösen, indem das Websitetemplate aktualisiert wird. Von nun an angelegte Websites auf Basis des Templates enthalten die neue Liste. Bei bereits existierenden Websites ist es problematischer. Hier gibt es nur zwei Möglichkeiten: Die Liste kann natürlich auf vorhandene Websites manuell angelegt werden. Das ist, je nach Anzahl der vorhandenen Websites, sehr zeitaufwändig. Um Aufwand beim Anlegen der neuen Liste auf den einzelnen Websites zu sparen, ist eine automatisierte Lösung praktischer.

Die automatische Anlage von Listen auf einer Website und allen Unterwebsites kann zum Beispiel mit Hilfe eines PowerShell Skriptes erfolgen. Bevor das PowerShell Skript verwendet werden kann, muss von der anzulegenden Liste ein Template erstellt werden. List-Templates lassen sich über die Listeneinstellungen einer Liste einfach erstellen. Das erstellte Template wird in einer zentralen List-Template Bibliothek abgelegt.

Folgendes PowerShell Script erstellt auf einer angegebenen Website und allen Unterwebsites eine Link-Liste basierend auf einer Listenvorlage:


Abbildung 1 Datenverbindung - UserProfileService.asmx

Abbildung 1 Automatische Anlage einer Liste auf eine Website und allen Unterwebsites

Im PowerShell Script wird zunächst festgelegt, unter welchen Namen und auf welcher Website die neue Liste angelegt werden soll. Weiterhin wird das zuvor angelegte Listtemplate angegeben.

In einer „For Each"-Schleife werden die angegebene Website sowie alle darunterliegenden Websites durchlaufen. Pro Website wird überprüft, ob bereits eine Liste mit dem Namen „LinkList" existiert. Ist dies nicht der Fall, wird eine neue Liste mit dem Namen „LinkList" auf des angegebenen Listtemplates angelegt.

Mit Hilfe dieses PowerShell Script lässt sich unter Umständen viel Zeit sparen, wenn eine Liste auf vielen bereits bestehenden Websites angelegt werden soll.

 

 

Zentrale Verwaltung von SharePoint Berechtigungsgruppen mit S-PI Lösung

Auch in SharePoint 2013 ist es leider nicht möglich, in eine SharePoint Gruppe eine andere SharePoint Gruppe aufzunehmen, um die dort hinterlegten Benutzer entsprechend zu berechtigen. Stattdessen lassen sich SharePoint Gruppen nur mit SharePoint Benutzern, Active Directory Gruppen oder Benutzern pflegen. Auch bietet SharePoint keine Möglichkeit an, SharePoint Benutzergruppen von anderen Site Collections zu pflegen oder aus einer zentralen Site Collection heraus zu synchronisieren.

Diese Lücken schließt S-PI mit einer neuen Lösung. In dieser Lösung ist es möglich, SharePoint Benutzergruppen in andere SharePoint Benutzergruppen einzuordnen. Eine zentrale Konfiguration macht es dabei möglich, dass einer SharePoint Benutzergruppe entweder Active Directory Benutzer und Gruppen oder auch SharePoint Benutzer und Gruppen zugeordnet werden können. Sollte sich dann innerhalb einer SharePoint Gruppe eine Änderung ergeben, findet eine automatische Aktualisierung aller SharePoint Gruppen statt, welche als Quelle die geänderte Gruppe besitzen. Diese Synchronisation ist sogar Site Collection übergreifend möglich.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

 

 

Solutions - Telefonverzeichnis Webpart
(Quelle: Active Directory)

Wenn man in SharePoint eine Telefonbuch/Adressbuch Funktion benötigt, kann man dieses auf verschiedene Möglichkeiten lösen.

Verfügt man über den SharePoint Server (Standard oder Enterprise), so bietet sich in jedem Fall die Verwendung der mySite Technologie an. Durch User Profile Import Einstellungen in der Zentral Administration können Basisdaten wie Telefonnummer, Abteilung etc. bereits automatisch aus dem AD in das SharePoint User Profile geladen werden. In der mySite kann es den Usern dann ermöglicht werden diese Daten (im User Profile) z.B. teilweise selbst zu aktualisieren / zu ergänzen. Mit Hilfe der Personensuche könnten diese Daten dann visualisiert und genutzt werden.

Selbstverständlich sind am Markt auch verschiedene Drittanbieter Komponenten verfügbar, mit denen diese Daten direkt visualisiert werden können.

Sofern allerdings der Einsatz der mySite nicht gewünscht ist, oder z.B. nur ein SharePoint Foundation vorhanden ist, kann es Sinn machen eine Telefonbuch Funktion zu erstellen die direkt auf den Daten des Active Directory basiert (ohne den Umweg über das SharePoint User Profile).

Für diesen Fall können wir ein Webpart anbieten. Das Webpart beherrscht die Darstellung aller AD-Felder (wie z.B. Abteilung, Firma etc.), die Möglichkeit nach all diesen Feldern zu gruppieren, sortieren und filtern, sowie die Möglichkeit innerhalb aller Felder zu suchen. Ein A-Z Schnellzugriff rundet die Funktionen ab. Die Darstellung ist hierbei tabellarisch und verlinkt bei Klick auf den Namen auf eine Detailseite mit mehr Informationen. Durch verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Datenquelle z.B. auch nur auf eine AD-Gruppe einschränken.

Sollten Sie Interesse oder Fragen zu unserer Lösung oder den hier angesprochenen Themen haben, wenden Sie sich jederzeit gerne an unsere Berater.

 

 
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