Siller Portal Integrators
 

Newsletter August 2015

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit der heutigen Ausgabe unseres Newsletters möchten wir Sie wieder über Neuigkeiten aus dem SharePoint Umfeld informieren. Weiterhin haben wir für Sie wieder einige interessante Tipps rund um SharePoint zusammengestellt.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen rund um SharePoint auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team


Inhalt

S-PI Tipp - SharePoint 2016: Öffentliche Beta für August angekündigt
S-PI Tipp - Office 365: Office Graph / Delve
S-PI Tipp - SharePoint Benachrichtigungsfunktion und Pinnwand Kommentare

 

 

SharePoint 2016: Öffentliche Beta für August angekündigt

Aus offiziellen Kreisen von Microsoft ist inzwischen bestätigt dass nun früher als gedacht (bisher war das vierte Quartal angekündigt), nämlich bereits im August eine öffentliche Beta-Version von Microsoft SharePoint 2016 erscheinen wird.

„Microsoft hat Fortschritte mit SharePoint Server 2016 gemacht, die es uns erlaubt haben, unsere Planung für eine Beta 1/Preview vorzuziehen, um über einen längeren Zeitraum mehr Feedback zu erhalten“, so ein Microsoft Sprecher. Die finale Version sei aber weiterhin für „Frühjahr 2016″vorgesehen.

Als SharePoint Spezialist und Microsoft Gold Partner halten wir Sie natürlich über die Entwicklung von SharePoint 2016 auf dem Laufenden und werden die nächsten Monate immer wieder über News und unsere Tests mit der Beta Version informieren.

 

 

Office 365: Office Graph / Delve

Microsoft "Delve" ist eine relativ neue und durchaus als sehr innovative zu bezeichnende Technologie bzw. Funktion innerhalb von Office 365 / SharePoint Online, die den sogenannten “Office Graph” nutzt.

Bei Delve handelt es sich um einen Service im Unternehmensumfeld, der Daten aus verschiedenen Quellen sammelt und dazu "maßgeschneiderte" personenbezogene Informationen darstellen kann. Der Office Graph “lernt” von den Daten und Aktionen der Benutzer innerhalb von Office 365 und bietet weiterhin eine Schnittstelle zur Suche und Analyse von aktuellen Daten innerhalb eines Office 365 Tenants.

Derzeit werden Inhalte aus OneDrive for Business und SharePoint Online indiziert. Weiterhin sind als Datenquellen auch E-Mails (Exchange Online), E-Mail-Anlagen, OneNote und Yammer integriert.

“With Delve, information finds you versus you having to find information" sagte Office 365 Product Managerin Julia White.

Das Prinzip von Delve ist es proaktiv neue, wichtige und personenbezogene Informationen darzustellen, ohne dass die Benutzer selbst aktiv nach etwas suchen müssen. Dies ist also eine ganz neue Form der Informationskommunikation. Das in Delve enthaltene Dashboard zeigt dabei selbstverständlich auch nur jene Informationen an, auf welche der Benutzer auch Zugriff hat. Dieses Konzept zieht sich ähnlich wie bei SharePoint durch das ganze Office 365-System.

Um optimal mit Delve arbeiten zu können gilt ein einfaches Grundprinzip: Je mehr Aktionen innerhalb von Office 365 erfolgen, desto mehr Informationen werden im Office Graph verarbeitet und damit in Delve dargestellt.

Windows PowerShell for SharePoint Command Builder

Delve zeigt Dokumente und deren Vorschau aus SharePoint Online, OneDrive for Business und auch aus dem persönlichen Umfeld an, sprich auch von anderen (aktiven) Benutzern in der eigenen Office 365 Tenant Umgebung. Das linke Menü “My work” zeigt die eigenen letzten Dokumente an, sowie auch “Shared with me” Dokumente, die mit dem eigenen Benutzer geteilt wurden.

“Search” hilft schnell Dokumente aus verschiedenen Quellen zu finden. Nachdem die Suche, die SharePoint-Search-Technologien verwendet, können hier auch die SP-Suchausdrücke verwendet werden wie etwa "azure and ne*".

Wichtig: Die Aktualisierung des Office Graph erfolgt nicht unmittelbar, es dauert einige Zeit, bis neue Ergebnisse in Delve aufscheinen, manchmal mehrere Stunden.

 

 

SharePoint Benachrichtigungsfunktion und Pinnwand Kommentare

Benachrichtigungen sind eine praktische Funktion von SharePoint um Nutzer automatisiert auf Aktualisierungen von Seiteninhalten oder Dokumenten hinzuweisen. So kann eine neue Benachrichtigung z. B. für eine spezielle Seite festgelegt werden und Nutzer werden per E-Mail über Änderungen des Seiteninhalts unterrichtet.

Windows PowerShell for SharePoint Command Builder

Abbildung 1: Benachrichtigungsfunktion

Ein Nutzer kann sich entscheiden E-Mail Benachrichtigungen unverzüglich oder in zusammengefasster Form pro Tag oder pro Woche zu Änderungen zu erhalten. Die Nützlichkeit einer solchen Funktion ist offensichtlich, da Nutzer sich ohne großen Aufwand zu wichtigen Themen leicht auf dem Laufenden halten können.



Windows PowerShell for SharePoint Command Builder

Abbildung 2: Konfiguration von Benachrichtigungen

Jedoch gibt es bestimmte Restriktionen in Kombination mit dem SharePoint Pinnwand (Noteboard) Web Part. Dieses ermöglicht es Nutzern kurze öffentliche Kommentare auf SharePoint Seiten zu hinterlegen.

So löst das Schreiben von neuen Kommentaren auf SharePoint Seiten, mittels des Pinnwand Webparts, leider keine Benachrichtigung aus, obwohl viele SharePoint Nutzer dies annehmen würden.

Nutzern ist es standardmäßig nicht möglich, sich bei neuen Kommentaren automatisch über die SharePoint Alert Funktion benachrichtigen zu lassen. Für viele SharePoint Nutzer kann dies zunächst verwirrend sein, da neue Kommentare auf den Seiten dargestellt werden und sich der Seiteninhalt vermeintlich ändert.

Die Kommentare werden jedoch durch den Pinnwand Web Part nur dargestellt und nicht tatsächlich auf der jeweiligen Seite gespeichert und daher von SharePoint nicht als Seitenänderung erkannt.

Um Nutzern trotzdem die Möglichkeit einer Benachrichtigung zu neuen Kommentaren zu geben, kann ein „Custom Timer Job“ verwendet werden, der den Änderungsstatus des Pinnwand Web Parts überprüft und in solch einem Fall Emails zu Änderungen versenden kann.

Sofern dies ein wichtiges Thema für Ihre SharePoint Umgebung ist, helfen wir Ihnen gerne weiter dies im Sinne Ihrer Nutzer zu lösen.

 

 

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