Siller Portal Integrators

Newsletter September 2015

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit der Septemberausgabe unseres Newsletters möchten wir Sie wieder über Neuigkeiten aus dem SharePoint Umfeld informieren. Weiterhin haben wir für Sie wieder einige interessante Tipps rund um SharePoint zusammengestellt.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und stehen Ihnen für Fragen rund um SharePoint auch gerne persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr S-PI Team


Inhalt

S-PI Ratgeber - Digitale Transformation – Wird eine neue Sau durchs Dorf getrieben?
S-PI Lösung - Berechtigungsüberwachung und Berechtigungskorrektur
S-PI Tipp - Websitesammlung für die Inhaltstypvererbung konfigurieren
S-PI Tipp - Konfiguration einzigartiger Dokument-IDs für SharePoint 2013 – Dokumentbibliothek

Digitale Transformation – Wird eine neue Sau durchs Dorf getrieben?

Um die Beantwortung der Frage gleich vorweg zu nehmen: Die Sau ist schon ziemlich alt und das Thema „Digitale Transformation“ nimmt schon seit Jahren seinen Lauf. Auch ist sie schon mitten in der Gesellschaft angekommen und weitgehend akzeptiert.

So entziehen Online Shops den stationären Handelsunternehmen zunehmend die Geschäftsgrundlage. Die Aktivitäten der Fa. Uber würden Taxiunternehmen und deren Zentralen überflüssig machen, wenn die gesetzlichen Vorgaben andere wären. Automobilhersteller wandeln sich u.a. durch Ihre CarSharing Aktivitäten zusehends zu Mobilitätsdienstleistern. Die klassische Telefonie wird zu einem Großteil durch die Kommunikation über Social Networks substituiert. Crowdfunding Plattformen wie Kickstarter schicken sich an, den Banken das Finanzierungsgeschäft streitig zu machen.

Diese Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen und zeigt, dass die digitale Transformation heute noch hauptsächlich von den Bedürfnissen im Bereich B2C getrieben ist, u.a. auch deshalb, weil sich neue Prozesse, Dienstleistungen und Produkte dort aufgrund der Masse der Anwender auch leichter durchsetzen lassen.

Zwar lassen sich die Vielzahl der heute etablierten digitalen Prozesse, Produkte und Dienstleistungen nicht unmittelbar in den B2B- oder Unternehmensbereich übertragen - aber auch dort finden sich reichlich Prozesse, Dienstleistungen und Produkte, die sich digitalisieren lassen. Wobei es sich hier hauptsächlich darum handelt, bestehende (Verwaltungs-) Prozesse zu automatisieren, Fertigungsprozesse mit denen in der Verwaltung zu verknüpfen, Dienstleistungen zugänglicher zu machen bzw. zu automatisieren und die Kunden und Geschäftspartner direkt in Geschäftsprozesse einzubinden. Die Königsdisziplin dürfte allerdings darin bestehen, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, die durch den Einsatz von IT in den neuen Darreichungsformen (Cloud, Mobile) oder auch IOT erst möglich werden, also über den eigenen Tellerrad hinauszublicken.

Zusammenfassend betrachtet bietet die Digitale Transformation also sowohl Chancen als auch Risiken. Jeder möchte natürlich die Risiken für das eigene Unternehmen vermeiden und die Chancen nutzen. An dieser Stelle wird es nun knifflig, denn es stellt sich die zentrale Frage:

Digitale Transformation ja – aber wie?

Zunächst können die typischen Handlungsfelder der digitalen Transformation betrachtet und deren Relevanz für das eigene Unternehmen untersucht werden.

1. Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen

  • Urlaubsantrag der Mitarbeiter
  • Bedarfsanforderungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Ressourcenbuchungen (Poolfahrzeuge, Räume, Catering etc.)
  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Dokumentengenerierung mit Daten aus unterschiedlichen Quellen (CVs, Bescheinigungen, etc.)
  • Umfragen
  • Erstellung von Reports aus mehreren Datenquellen, Transparenz durch Bereitstellung von KPIs
  • etc.

Die meisten dieser Prozesse sind in jedem Unternehmen vorhanden und deren Digitalisierung und Automatisierung führen schnell zu den beabsichtigten Effekten wie die Beschleunigung, Fehlerreduktion und damit zur Kosteneinsparung.

2. Community Building
Ganz allgemein handelt es sich hierbei um die Organisation der Zusammenarbeit der Mitarbeiter intern aber v.a. auch mit externen Geschäft- oder Projektpartnern. Einige Beispiele:

  • Kollaborative Supportsysteme
  • Kunden können Ihre Anfragen direkt in das interne Ticketsystem erfassen und auch den jeweiligen Bearbeitungsstatus direkt prüfen. Aufgrund von geführten Erfassungsprozessen können auch direkt Kostenvoranschläge erstellt werden.

  • Online Showrooms und Konfiguratoren
  • Produkte können in digitalen Showrooms mittels verschiedener Techniken (3D Ansichten, Videos, etc.) dargestellt werden. Angebote können direkt mittels Dokumentenautomatisierung erstellt werden.

  • Projektarbeitsräume für Kunden und Geschäftspartner
  • In Projektarbeitsräumen werden Dokumente gemeinsam bearbeitet, Aufgaben erstellt, verteilt und einem Tracking unterzogen.

  • Maschinen und Produktüberwachung mittels IoT
  • Datensammlung von Maschinen und sonstigen Gegenständen durch IoT-Szenarien und Automatisierung präventiver Wartung oder sonstiger Aftersales Prozessen.

  • Crowd Engineering durch Experten Panels (Foren oder virtuelle Konferenzen)
  • etc.

3. Neue Geschäftsmodelle
Während sich die o.g. Handlungsfelder in der Hauptsache mit der Digitalisierung bekannter/etablierter Geschäftsprozesse bzw. deren Erweiterung über Unternehmensgrenzen hinweg beschäftigen und relativ einfach umsetzbar sind, ist die Annäherung an das Thema „Neue Geschäftsmodelle oder Handlungsfelder“ ungleich schwieriger.
Hierbei lassen sich kaum auf Geübtes und in seltensten Fällen auf Beispiele/Vorbilder zurückgreifen.
Trotzdem sollen hier einige Beispiele genannt werden, wobei diese nur als grundsätzlicher Anstoß für das unternehmensindividuelle Innovationsmanagement dienen können:

- Hardware wird zu Software
Schlüssel, Geld, Kreditkarten, Tickets, Ausweise werden heute schon durch Software (z.B. Apps) substituiert. Beispielsweise werden bei einigen Carsharing-Modellen Apps benutzt, um das Fahrzeug zu entsperren.
- Dematerialisierte Produkte, wie

  • Versicherungsprodukte
  • Finanzprodukte
  • Softwarelösungen, die nur in der Cloud als quasi Service angeboten werden.
  • Virtualisierte Hardware im Selfservice

- Ergänzung etablierter Produkte durch digitale Lösungen

  • Elektronische Koffer, die ihr Gewicht und Ihren Standort selbstständig an eine Cloudanwendung melden und so zur Optimierung der Kapazitätsauslastung bei Transportunternehmen beitragen und sich selbst den besten Weg von Aufgabe- zum Bestimmungsort suchen können.
  • Armbänder, die vitale Daten versenden
  • Telematikbox im KFZ, das Fahrzeug- und Fahrerdaten an die Versicherung meldet und damit Einfluss auf die Preisgestaltung der Versicherungsleistung nimmt.

4. Transformation der IT-Infrastruktur
Dieses Handlungsfeld ist im Grunde als nicht eigenständig und unabhängig zu betrachten, da die IT-Systeme nicht einem Selbstzweck dienen, sondern sich an den Notwendigkeiten und Anforderungen der Prozesse und Dienstleistungen orientiert, die unterstützt oder abgebildet werden sollen.

Was können wir nun für Sie tun?
Die Lösungsplattform SharePoint von Microsoft eignet sich in hervorragender Weise um Lösungen für die o.g. Handlungsfelder abzudecken. Durch eine Vielzahl von Standardfunktionen können Anforderungen der digitalen Dokumentenverwaltung und Geschäftsprozessautomatisierungen quasi „out of the Box“ angeboten werden. Ebenso sind eine Vielzahl von Community Building Szenarien einfach umsetzbar.
Hinsichtlich der Transformation der IT-Infrastruktur gibt sich SharePoint sehr flexibel. SharePoint-Lösungen lassen sich „on premise“ genauso betreiben wie in der Cloud. Die wirkliche Flexibilität ergibt sich in Hybrid Strukturen, so dass jederzeit festgelegt werden kann, wo sich Daten befinden und wer darauf Zugriff hat. Im Speziellen das Thema Community Building für die Zusammenarbeit von internen und externen Nutzern lässt sich mit solchen Hybriden IT-Strukturen recht stressfrei abbilden.

Unser Angebot für Sie:

  1. Analyse Ihrer Anforderungen
  2. Unsere erfahrenen Berater besprechen mit Ihnen die Anforderungen Ihres Unternehmens hinsichtlich der o.g. Handlungsfelder.
  3. Erstellung einer Strategie für den Weg der Digitalisierung
  4. Gemeinsam besprechen wir mit Ihnen Ihre strategischen Pläne und leiten daraus eine Handlungsempfehlung oder gleich einen Maßnahmenplan ab.
  5. Durchführung einer IT-Analyse
  6. Abgeleitet aus dem Maßnahmenplan (siehe 2.) analysieren wir mit Ihnen Ihre IT-Strukturen und stellen Ihnen die geeignete Kombination interner und ggfls. externer (Cloud-) Ressourcen zusammen.
  7. Umsetzung
  8. Falls Sie dies wünschen, setzen wir für Sie auch die geforderten Lösungen um und stellen Ihnen externe Ressourcen aus unserem Rechenzentrum oder der Microsoft Cloud zu Verfügung. Sie wünschen weitere Informationen? Sprechen Sie uns an!

S-PI Lösung: Berechtigungsüberwachung und Berechtigungskorrektur

Wann eine automatisierte Berechtigungsvergabe und Berechtigungsüberwachung in SharePoint Portalen sinnvoll sein kann

Wie häufig nehmen Sie Änderungen am Berechtigungskonzept oder sogar an Absicherungen von Listeninhalten oder Dokumenten vor? Wenn dies in Ihrem SharePoint Portal(en) ein wichtiger und notwendiger Prozess ist, dann könnte Sie die S-PI Lösung zur automatischen Berechtigungsvergabe und Berechtigungsüberwachung unterstützen.

Mit einer auf SharePoint basierenden Lösung zur automatischen Berechtigungsvergabe und Berechtigungsüberwachung können Sie Ihre Key User und Administratoren schnell auf den aktuellen Stand bzgl. der Berechtigungen bringen und bei Bedarf Berechtigungskorrekturen auf "Knopfdruck" vornehmen.

Auf Basis eines SharePoint Berechtigungskonzepts können initial für Websites, Listen und Bibliotheken die Berechtigungen über die SharePoint Oberfläche z.B. mittels Bordmittel konfiguriert werden.

Insbesondere in Listen und Bibliotheken werden Ordner (dienen zur Speicherung von Dokumenten, Bildern, etc.) sehr häufig während der Inhaltserstellung dynamisch erstellt. Beispielsweise kann ein Ordner pro Kunde (z.B. im Kundenportal), ein Ordner pro Partner (z.B. im Extranetportal) und/oder ein Ordner pro Mitarbeiter (z.B. im Intranet-Portal, Mitarbeiterportal) verwendet werden. Dabei kann die erforderliche manuelle Berechtigungsvergabe pro Ordner und dessen Zielgruppe(n) aufwändig und fehleranfällig sein.

Die manuelle Berechtigungsvergabe, Berechtigungsprüfung und Berechtigungskorrektur pro Ordner kann beispielsweise durch einen automatischen Berechtigungsvergabe- und Berechtigungsüberwachungsprozess übernommen und vereinfacht werden. Dazu können die laut Berechtigungskonzept definierten Rollen und Berechtigungsstufen pro gewünschter Liste/Bibliothek und gewünschten Ordnerinhaltstypen in einer zentralen SharePoint Liste initial erfasst und aktiviert werden. Bei Bedarf werden die Key User automatisch periodisch über den aktuellen Ordnerberechtigungsstand per Status E-Mail informiert. Alternativ können Key User ausschließlich über Berechtigungsabweichungen inkl. der automatisch vorgenommenen Berechtigungskorrekturen per einer Fehler E-Mail informiert werden.

Die Status E-Mail und Fehler E-Mail zeigt für alle Ordner einer Liste/Bibliothek den vorher und nachher Berechtigungsstand und weitere Detailinfos an. Dabei kann die Status E-Mail immer versendet werden. Die Fehler E-Mail wird nur bei festgestellten Berechtigungsabweichungen, die automatisch korrigiert wurden, versendet. In der Fehler E-Mail ist für die Key User schnell ersichtlich, welche automatisierten Aufgaben wann und wie erledigt wurden.

Die oben beschriebene Lösung kann ab SharePoint 2010 eingesetzt werden. Sie ist für die Editionen SharePoint Foundation und SharePoint Server geeignet.

Bei Fragen, speziellen Berechtigungsanforderungen sowie bei Ihrer Berechtigungskonzeption stehen Ihnen gern unsere Berater zur Verfügung.

Websitesammlung für die Inhaltstypvererbung konfigurieren

Bei der Verwendung von verschiedenen Site Collections (Websitesammlungen) und der Nutzung von wichtigen Content Types (Inhaltstypen) kann es mitunter nützlich sein, den gleichen Content Type auf mehreren Site Collections zu nutzen.

Wenn aber vermieden werden soll, dass die gleichen Content Types mehrmals angelegt werden müssen, gibt es die SharePoint Funktion zum Vererben von Content Types. Um dies zu erreichen, kann eine bestimmte Site Collection als Content Type Hub eingerichtet werden. Die entsprechenden Einstellungen müssen in der Zentraladministration gemacht werden, damit weitere Site Collections die vorhandenen Content Types erben können.

Für eine erfolgreiche Vererbung wird der SharePoint Managed Metadata Service genutzt. Nach der Konfiguration der Vererbung in der Zentraladministration, müssen die Inhaltstypen anschließend noch zur Veröffentlichung markiert werden.

Site Content Type

Bevor die veröffentlichten Inhaltstypen dann tatsächlich in anderen Site Collections zu sehen und zu nutzen sind, müssen zwei SharePoint Timer Jobs laufen (der „Content Type Hub“ und „Content Type Subscriber“ Job).

Wenn Sie Interesse an dieser SharePoint Funktion haben, so helfen wir Ihnen gerne weiter.

Konfiguration einzigartiger Dokument-IDs für SharePoint 2013 -Dokumentbibliothek

Die Dokumenten-ID Funktion ermöglicht es, ein Dokument aufgrund einer ID zu verfolgen, unabhängig seines Speicherortes. Die ID für ein Element bleibt während der gesamten Lebensdauer unverändert bestehen, auch wenn das Dokument in eine andere SharePoint Dokumentenbibliothek verschoben wird.

Standardmäßig wird die Dokument-ID für Dokumentbibliotheken nicht angezeigt, diese muss erst aktiviert werden.

Hinweis: Zum Aktivieren des Dokument-ID-Features müssen Sie Administrator einer Websitesammlung sein. Sie können dann die Websitesammlungsfeatures innerhalb der Websiteeinstellungen aufrufen und den Dokument-ID-Dienst dort aktivieren.

Öffnen Sie anschließend Ihre SharePoint 2013 Seite und navigieren Sie erneut zu den Websiteeinstellungen. Klicken Sie dann unter Websitesammlungsverwaltung auf Dokument-ID-Einstellungen. Überprüfen Sie auf der Seite Dokument-ID-Einstellungen im Abschnitt Dokument-IDs, ob das Kontrollkästchen Dokument-IDs zuweisen mit einem Haken aktiviert ist. Jetzt ist es möglich, in den Dokumenteneigenschaften die ID zu sehen.

Gehen Sie in die Einstellungen der „Dokument-ID“ und markieren das Kontrollkästchen "Dokument-IDs zuweisen".

  1. Zum Festlegen einer benutzerdefinierten Zeichen- oder Ziffernfolge, die jedem Dokument am Anfang automatisch angefügt werden, geben Sie die Zeichenfolge unter IDs beginnen mit… ein.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Dokument-IDs… zurücksetzen, wenn das Präfix automatisch allen vorhandenen Dokument-IDs in der Websitesammlung hinzugefügt werden soll.
  3. Wählen Sie in den Abschnitten "Suchbereich" des Dokument-ID-Nachschlagevorgangs die Websites aus, die als Suchbereich für die ID-Suche verwendet werden sollen.
  4. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie Dokument-IDs für eine Websitesammlung aktivieren, wird auf der Ebene der Websitesammlung eine entsprechende Spalte zu den Inhaltstypen für Dokumente und Dokumentenmappen hinzugefügt. Die einem Element zugewiesene ID wird in der Spalte "Dokument-ID" angezeigt.

Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

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